Entendendo o Workspace - Home

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Last updated: ago. 16, 2018
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Índice

Visão Geral 

O Workspace - Home é um painel que traz todas as pendencias do usuário logado que o permitirá controlar e gerenciar suas atividades no dia-a-dia

ACESSO: Módulo Workspace → Menu Workspace - Home 

No Workspace - Home será possível  

  • Realizar o Cadastro e o Acompanhamentos de:
    • Atendimentos 
    • Tarefas 
    • Recados 
  • Gerenciar as pendencias realizando os seguintes procedimentos  
    • Marcar pendencias como:
      • Favoritas
      • Importantes 
      • Prioritárias 
    • Realizar transferências de subprocessos 
    • Adicionar/Remover Visualizadores 
    • Anexar arquivos 
    • Arquivar Recados

Além disso, será possível filtrar as pendências para facilitar o acompanhamento. Poderá ser filtrado por:

  • Pendencia Favoritas 
  • Pendencias Marcadas como prioritárias 
  • Pendencias com prazo de termino para o dia de hoje 
  • Pendencias que começam hoje 
  • Pendencias por categorias 
    • Atendimento 
    • Tarefas 
    • Recados 
    • Em atraso
    • Meus Resgates
    • Pendencia de Resposta 
    • Recado Arquivados
    • CRM

OBSERVAÇÃO

  • Os filtros poderão ser combinados para a realização da filtragem

Para limpar os filtros definidos, basta clicar em 'TODAS' localizado no menu superior direito 

Há como filtrar também pelas pendencias dentro de um periodo pré definido

  • Próximos 3 dias
  • Próximos 7 dias
  • Proximas 2 semanas 
  • Próximo Mês

Realizando cada ação no Workspace - Home

Realizando os cadastros 

Cadastros de Atendimentos, Tarefas e Recados poderão ser realizados pelo Worspace - Home da seguinte forma 

  • Atendimento - Módulo Workspace → Menu Workspace - Home → Clique no Botão 'Novo Atendimento' no canto inferior direito da tela 
  • Tarefas - Módulo Workspace → Menu Workspace - Home → Clique no Botão 'Nova Tarefa' no canto inferior direito da tela 
  • Recado - Módulo Workspace → Menu Workspace - Home → Clique no Botão 'Novo Recado' no canto inferior direito da tela 

Cada um destes cadastro serão melhor explicados com mais detalhes em outras páginas deste Manual 

Marcar e desmarcar pendência como Favorita

Para Marcar ou Desmarcar uma pendencia como FAVORITA, basta clicar nos três pontinho que tem ao final de cada ticket e clicar em 'Adicionar Favorito' ou 'Remover Favorito' como nas imagens a seguir

Observe que pendencias marcadas como FAVORITAS apresentam uma estrelinha amarela 


Marcar e desmarcar pendência como Importante 

Para Marcar ou Desmarcar uma pendencia como IMPORTANTE, basta clicar nos três pontinho que tem ao final de cada ticket e clicar em 'Marcar como Importante' ou 'Remover importante' como nas imagens a seguir

Observe que pendencias marcadas como IMPORTANTE apresentam um circulo vermelho com uma exclamação 

OBSERVAÇÃO

Além desta marcação manual, um pendencia poderá torna-se importante quando ela ficar em atraso (O sistema fará esta marcação automaticamente)

Marcar e desmarcar pendência como Feito

Para Marcar ou Desmarcar uma pendencia como FEITO, basta clicar nos três pontinho que tem ao final de cada ticket e clicar em 'Marcar como Feito' ou 'Marcar como Não Feito'

Outra forma de Marcar e Desmarcar é fazendo isso pelo checkbox no inicio do ticket como nas imagens a seguir

Observe que pendencias marcadas como FEITO apresentam um circulo AZUL com um "certinho", além disso a pendencia passa a ter uma cor cinza e com informações tracejadas 

ATENÇÃO!

  • Não será possivel realizar a marcação e a desmarcação de pendência que são Atendimentos. A finalização do Atendimento possui um procesdimento próprio e realizado em outro lugar do sistema
  • As pendencias marcadas como FEITAS passarão a não ser mais exibidas no painel do Workspace - Home após 48h de sua finalização

Adicionar e Remover Visualizadores 

Os visualizadores são as pessoas que irão acompanhar ou que são responsaveis pela realização da pendência.

Os visualizadores poderão ser definidos já no momento da criação da Tarefa ou Recado ou posteriormento através do procedimente explicado abaixo.

  • Os visualizadores iniciais da Tarefa serão os operadores definidos como destino e o criador se este marca que deseja uma cópia da atividade no momento de sua criação. 
  • Nos recados os visualizadores iniciais serão os operadores definidos como destino e o operador que criou o recado
  • Já no Atendimento os visualizadores iniciais serão aqueles que estão dentro do Grupo definido nos subprocessos do processo em que o Atedimento está inserido. Da mesma forma outros visualizadores poderão ser adicionados posteriormente através do procedimento explicado abaixo.  

OBSERVAÇÃO

  • Os grupos do workspase são cadastrado em Configurações → Menu Workspace → Submenu Grupos de Workspace
  • Os grupos são definidos em cada subprocessos do processo. Os processos são cadastrados em: Configurações → Menu Workspace → Processos

Para adicionar ou Remover visualizadores, basta:

  • Clicar nos três pontinho que tem ao final de cada ticket e clicar em 'Visualizadores'
  • O sistema irá exibir uma tela para realizar o procedimento 

Para adcionar, basta clicar no botão 'Incluir Operador'

O usuário terá que informar 

  • O operador que será incluido
  • Um comentário com o motivo da inclusão

Para excluir basta selecionar o operador na grade e clicar no botão 'Remover Operador' e confirmar a operação 


ATENÇÃO!

  • Deve existir pelo menos um visualizador por pendencia. O sistema não irá permitir excluir todos os visualizadores
  • O operador que criou a Tarefa ou a Recado não poderá ser excluído, o sistema não irá permitir
  • Para os recado apenas o operador que criou o recado terá permissão para adicionar ou excluir visualizadores
  • A partir do momento em que é adicionado ou Removido os visualizadores as pendencias aparecerão e desaparecerão nos paineis do Workspace - Home de cada operador visualizador

Adicionar e Remover Anexos

Para Anexar arquivos em uma pendencia, basta clicar nos três pontinho que tem ao final de cada ticket e clicar em 'Anexos', uma tela será exibida para realizar o procedimento (A tela abrirá já no modo de inserção) 

Clique na área indicada ou araste o arquivo para ela para fazer o upload do arquivo  

Ao clicar no botão 'voltar' no canto inferior direito da tela, será exibido todos os anexos do atendimento 

Para adicionar mais anexos, basta clicar no botão 'Novo Anexo' e seguir o mesmo procedimento descrito acima 

Ainda será possivel realizar a manutenção destes anexos clicando no botão 'Manutenção de arquivos enviados' no canto inferior direito da tela

Ao clicar sobre cada anexo, o usuário poderá (botões localizados no no canto inferior direito da tela)

  • Alterar sua descrição: Basta editar o campo 'Descrição anexo' e clicar no botão 'Alterar descrição da imagem'
  • Fazer o download do arquivo: Basta clicar no botão 'Download do arquivo'
  • Excluir arquivo: Basta clicar no botão 'Excluir Arquivo' 

Arquivar recados 

Esta funcionalidade é exclusiva para pendência de Recados. Para Arquivar o recado, basta clicar nos três pontinho que tem ao final de cada ticket e clicar em 'Arquivamento'

Observe que os recados arquivados apresentam uma tag "recados arquivo". 

Definir TAGs para as pendencias

Há duas formas de definição de tags nas pendencias

  • Definição automática 
    • As seguintes tags são definidas automaticamente pelo sistema 
      • [ EM ATRASO ] - Inserida a pendencia se torna atrasada
      • Exclusivos para atendimentos 
        • [ ATENDIMENTO ] - Inserida ao criar um atendimento 
        • [ O.S ] - Inserida quando há O.S no Atendimento
        • [ SEM SLA ] - Inserida a pendencia não há controle de SLA
        • [ NIVEL DE SLA ] - Inserida quando o atendimento é controlado por SLA
        • [ SUBPROCESSOS ] - Inserida a cada inicio de um novo subprocesso
        • [ MEUS RESGATES ] - Inserida quando usário realiza o resgate de algum atendimento
        • [ OPERADOR ] - Inserida quando usário realiza o resgate de algum atendimento
        • [CRM] Inserida quando um atendimento é aberto pelo Módulo CRM 

      • Exclusivos para tarefas
        • [ TAREFA ] - Inserida ao criar um tarefa 
      • Exclusivos para recados 
        • [ RECADO ] - Inserida ao criar um recado 
        • [ ABERTO POR <operador> ] - Inserida ao criar um recado 
        • [ PENDENCIA DE RESPOSTA ] - Inserida quando o operador ainda não leu o recado
        • [ RECADO DO MK ] - Inserida quando o operador ainda não leu o recado
        • [ RECADOS ARQUIVO ] - Inserida quando o recado é arquivado
  • Definição manual 
    • O usuário poderá definir tags personalizadas, basta dar um clique em cima de alguma tag da pendecia que deseja definir as nova tag 
    • Uma tela será exibida para o usuário inserir as novas tags.
    • Digite o nome de cada tag e aperte a techa 'SHIFT' para seguir para a definição da proxima 

       

Pesquisar pendencias 

No Workspace - Home o usuário poderá pesquisar as pendecias pelo:

  • Protocolo de atendimento 
  • Nome da Tarefa ou Recado
  • Nome do cliente do atendimento 
  • Palavras dentro do relato dos atendimentos 
  • Tags

OBSERVAÇÃO

A pesquisa será aplicada de acordo com as pendencias que estão sendo listadas no painel, ou seja, se houver algum filtro marcado na barra lateral direita, mesmo se a pendencia se encaixar no que foi pesquisado não será exibida se tiver fora da filtragem

Ordenar pendencias 

As pendencias poderão ser ordenas por 

  • Data Inical 
  • Data Final 
  • Título 

Ainda poderão ser definida se está ordem será crescente ou decrescente   

Para isso basta clicar nos locais indicados na imagem abaixo 

Visualizar Calendário

Através do workspace é possivel visualizar suas pendencias dentro de um calendário. Clique no botão 'Calendário / Lista' localizado na parte inferior direta da tela 

O usuário escolhe a forma de visualização do calendário dentre quatro opções localizadas na parte superior direito do calendário. 

Para voltar para o painel de pendências clique no botão 'Calendário/Lista' novamente


Para complementar e ajudar em sua compreensão, assita o vídeo abaixo: