O que iremos configurar?

• Acesse Configurações → Financeiro → Configurações de Centro de Custos
  • Será exibido um painel com 3 opções de configurações (‘moedas’ na parte superior do painel)
    • Centro de custos
    • Regras de rateio
    • Regras de combinações de centro de custos
  • Iremos configurar também as obrigatoriedades de uso dos centros de custos no sistema (Botão de configuração na parte inferior do painel)
• Acesse Configurações → Financeiro → Regras de rateio de planos de contas
  • Onde iremos configurar os modelos de rateios

Cada configuração será detalhada a seguir

1. Primeiro passo: Cadastrar os centros de custo

• Acesse Configurações → Financeiro → Configurações de Centro de Custos
• Clique na primeira ‘moeda’ – Centros de custos cadastrados
• Clique no botão ‘Adicionar novo registro’ na parte inferior da tela
• O sistema irá exibir uma tela para o cadastro do centro de custo

• O usuário terá que definir:
  • Dimensão
    • Teremos 4 opções de dimensões
      • Área de negocio
      • Departamentos
      • Projetos

      • Serviços

        Conceitos

        As dimensões serão consideradas como as ‘visões’ ou ‘ângulos’ em que você poderá visualizar as distribuições de teus custos

    • Veja exemplos de cada dimensão para um melhor entendimento 
      • Área de negócio
        • Ex. 1: Santa Cruz do Sul
        • Ex. 2: Candelária
      • Departamentos
        • Ex. 1:Financeiro
        • Ex. 2:Técnico
      • Projeto
        • Ex. 1:Ampliação da rede no Bairro Avenida
        • Ex. 2:Implantação de rede na cidade de Venâncio Aries
      • Serviços
        • Ex. 1:SVA
        • Ex. 2:SCM
          
          

        ATENÇÃO!

        A definição de cada dimensão é livre – aconselhamos contratarem uma consultoria para melhor definirem os centros de custo, pois uma vez definido não poderá ser mudado para não afetar na coleta de resultados

    • Será considerado 100% do custo das faturas para cada dimensão, logo será possível visualizar o rateio de cada custo nestas quatro dimensões diferentes.
  • Nome do centro de custo
    • Livre, limitado à 30 caracteres
  • Ativo
    • Definir se o centro de custo estará ativo ou não para o uso em outros lugares do sistema (iremos entender onde poderá ser usado posteriormente)
  • Limitar por período
    • Nessa opção o sistema possibilita que o centro de custo seja considerado apenas em um determinado período
    • Se definido como ‘Sim’ os campos ‘Data Início’ e ‘Data Fim’ serão considerados como obrigatórios
    • Se definido como ‘Não’ os campos ‘Data Início’ e ‘Data Fim’ serão considerados como opcionais
  • Limitar Orçamento
    • Nessa opção o sistema possibilita limitar o centro de custo para determinada regra de orçamento
    • Se definido como ‘Sim’ o campo ‘Regra de Orçamento’ será considerado como obrigatório
    • Se definido como ‘Não’ o campo ‘Regra de Orçamento’ será considerado como opcional

• O usuário terá que confirmar a inclusão ou alteração para que o registro do centro de custo seja efetivado

OBSERVAÇÂO:

• No cadastro de centro de custo o sistema disponibiliza a opção: ‘Deseja inserir automaticamente uma regra de 100% de rateio para este centro de custos?’
• Ao marcá-la, no momento da efetivação do cadastro, o sistema irá automaticamente criar uma regra de rateio com 100% de distribuição para o centro de custo em questão
  • Ou seja, será criada uma regra com o mesmo nome e dimensão do centro de custo e com 100% de distribuição para o mesmo (A criação das regras de rateio será melhor compreendida em seguida)
• Esta opção não está disponível na edição do centro de custo

Regras:

• Um centro de custo não poderá ser excluir caso haja uma regra de rateio associado a ele
• O sistema não permitirá o cadastro de centro de custo duplicados

2. Segundo passo: Cadastrar as regras de rateio

• Acesse Configurações → Financeiro → Configurações de Centro de Custos
• Clique na segunda ‘moeda’ – Regras de rateio
• Clique no botão ‘Adicionar novo registro’ na parte inferior da tela
• O sistema irá exibir uma tela para o cadastro da regra de rateio

• O usuário terá que definir:
  • Nome da regra
    • Livre, limitado a 30 caracteres
  • Ativo
    • Definir se a regra estará ativa ou não para o uso em outros lugares do sistema
  • Tipo de rateio
    • Bloqueado para edição para o usuário. Terá o valor fixo como ‘Por percentual’.
  • Dimensão
    • Definir para qual dimensão a regra deverá ser considerada
  • Data Limite
    • Definir data limite em que a regra pode ser utilizada
  • Centros de custos e percentual de valores
    • O sistema disponibiliza, neste caso, uma grade para que os centros de custos e os percentuais de cada um sejam cadastrados
    • As opções de centro de custo que serão listadas para o usuário escolher dependerá da dimensão escolhida acima.
      • Obs.: Se a dimensão não for escolhida, nada será listado no campo de centro de custo

• O usuário terá que confirmar a inclusão ou alteração para que o registro da regra de centro de custo seja efetivada

 Regras

• Uma regra não poderá ser excluída caso haja uma combinação de centro de custo associado a ela
• Uma regra não poderá ser excluída caso haja uma conta a pagar associada a ela
• O sistema não permitirá o cadastro de regras de rateio duplicadas
• A soma dos percentuais dos centros de custos cadastrados não poderá passar de 100%
• Um mesmo centro de custo não poderá ser cadastrado mais de uma vez para a mesma regra
• Dimensões não ativas não irá ser listada para escolha do usuário

3. Terceiro passo: Cadastrar as Combinações de Centro de Custos

• Esta configuração não irá impactar no funcionamento das rotinas de rateios, mas irá auxiliar nos preenchimentos das regras de cada dimensão no momento da criação das faturas a pagar

• Acesse Configurações → Financeiro → Configurações de Centro de Custos
• Clique na terceira ‘moeda’ – Regras de combinações de centro de custo
• Clique no botão ‘Adicionar novo registro’ na parte inferior da tela
• O sistema irá exibir uma tela para o cadastro das combinações

• O usuário terá que definir:
  • Nome do centro de custo          
    • Livre, limitado a 50 caracteres
  • Ativo
    • Definir se a combinação estará ativa ou não para o uso em outros lugares do sistema
  • Planos de contas
    • O plano de contas poderá ser definido ou não
      • Se definido, a combinação será considerada apenas para este plano de conta específico
      • Se não definido, a combinação será considerada para todos os planos de contas
  • Regras de cada dimensão
    • Em cada dimensão serão listadas apenas as regras de rateios relacionadas à dimensão
    • Ex.:
      

• O usuário terá que confirmar a inclusão ou alteração para que o registro da combinação de centro de custo seja efetivado

Regras

1. Uma combinação não poderá ser excluída caso haja uma conta a pagar associada a ela

4. Quarto passo: Definir obrigação de uso

• Esta configuração irá permitir o usuário escolher quais os centros de custos serão considerados obrigatórios no cadastro de contas a pagar
• Acesse Configurações → Financeiro → Configurações de Centro de Custos
• Clique no botão de configuração na parte inferior do painel
• O sistema irá exibir uma tela para o cadastro das obrigações

• O usuário terá que definir:
  • Para cada dimensão definir se seu uso será:
    • Obrigatório
    • Opcional
    • Proibido
  • Veja abaixo como estas definições aparecerá no cadastro de contas a pagar

• O usuário terá que confirmar a inclusão ou alteração para que o registro das obrigatoriedades seja efetivado

5. Quinto passo: Configurar regras de rateio de planos de contas

• No cadastro de contas a pagar temos duas opções
  • Lançar conta simples, sem rateio de contas
    • Nesta opção a conta será rateada para centro de custos dentro de um mesmo plano de conta
  • Lançar conta com rateio de contas
    • Nesta opção a conta será rateada para centro de custos para um ou mais planos de conta
• Esta configuração servirá para o lançamento de contas com rateio de contas
  • Será na prática a criação de modelos de rateio de planos de contas para serem carregadas no cadastro das faturas a pagar

• Acesse Configurações -> Financeiro -> Regras de rateio de planos de contas
• O sistema irá exibir uma tela para cadastro dos modelos de rateios de plano de contas

• O usuário terá que definir:
  • Nome da regra
    • Livre, limitado a 51 caracteres
  • Ativo
    • Definir se o modelo estará ativo ou não para o uso em outros lugares do sistema
  • Observação
    • Livre
  • Regras para cada plano de conta
    • A regra envolve
      • Plano de conta
      • O percentual para este plano de conta
      • E as regras de rateios para cada dimensão
        • Será listada para cada dimensão apenas as regras relacionadas

Veja abaixo o carregamento de um modelo no cadastro de contas a pagar

Regras

• Nas regras de cada plano de conta:
  •  A definição do plano de conta e do percentual deve ser de preenchimento obrigatório
  • A definição das regras de cada dimensão deverá obedecer às obrigatoriedades configuradas

Para melhor compreensão assista o vídeo abaixo