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Envio de notas e boletos por e-mail em Multi-empresa

Envio de notas e boletos por e-mail em Multi-empresa

jun. 20, 2022

Índice

Envio de e-mail através das seguintes telas:

  • Financeiro → Painel de Cliente → Painel de Faturas e Painel de Notas (Email Individual)

  • Financeiro → NF21/22/NFSE e Notas de débito (Envio de email em massa)

Envio de e-mail Individual

EMAIL INDIVIDUAL - Financeiro → Painel de Cliente → Painel de Faturas

Os seguintes campos são de preenchimento automático pelo sistema:

  • Data/Hora - Data e hora atual

  • Operador - usuário logado

  • Cliente - Cliente escolhido para o envio do e-mail no painel do cliente

O usuário deverá definir os seguintes campos:

  • Emails de destino - O sistema irá sugerir o(s) e-mail(s) definidos no cadastro do cliente

  • Destinos em cópia - Emails deverão receber uma cópia do envio

  • Título - Título do e-mail

  • Corpo do e-mail - Mensagem que será enviada

    • O corpo do e-mail além de ser livre, poderá ser definido por modelos de emails pré-cadastrados

    • Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'

    • Basta selecionar o modelo desejado e clica no botão 'voltar'

  • Checkbox 'Deseja salvar este e-mail como modelo...?'

    • Caso este check seja marcado, o titulo e o corpo do e-mail serão salvos como 'Modelo de Email'

    • Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'

  • Anexos

    • No botão com o 'clip' levará a uma tela como as faturas do cliente, o usuário então terá que selecionar as faturas que deseja enviar para o e-mail do cliente

  • Confirmação da operação

    • O usuário deverá marca o checkbox 'Tem certeza que deseja enviar este e-mail agora?' para que o envio do e-mail seja realizado

Os seguintes campos são de preenchimento automático pelo sistema:

  • Data/Hora - Data e hora atual

  • Operador - usuário logado

  • Cliente - Cliente escolhido para o envio do e-mail no painel do cliente

O usuário deverá definir os seguintes campos:

  • Emails de destino - O sistema irá sugerir o(s) e-mail(s) definidos no cadastro do cliente

  • Destinos em cópia - Emails deverão receber uma cópia do envio

  • Título - Título do e-mail

  • Corpo do e-mail - Mensagem que será enviada

    • O corpo do e-mail além de ser livre, poderá ser definido por modelos de emails pré-cadastrados

    • Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'

    • Basta selecionar o modelo desejado e clica no botão 'voltar'

  • Checkbox 'Deseja salvar este e-mail como modelo...?'

    • Caso este check seja marcado, o titulo e o corpo do e-mail serão salvos como 'Modelo de Email'

    • Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'

  • Anexos

    • No botão com o 'clip' levará a uma tela como as faturas do cliente, o usuário então terá que selecionar as faturas que deseja enviar para o e-mail do cliente

  • Confirmação da operação

    • O usuário deverá marca o checkbox 'Tem certeza que deseja enviar este e-mail agora?' para que o envio do e-mail seja realizado

EMAIL INDIVIDUAL - Financeiro → Painel de Cliente → Painel de Notas

Envio de e-mail em Massa

 ENVIO EM MASSA - Financeiro → NF21/22/NFSE e Notas de débito

 

Os seguintes campos são de preenchimento automático pelo sistema:

  • Data/Hora - Data e hora atual

  • Operador - usuário logado

O usuário deverá definir os seguintes campos:

  • Conta SMTP - Será o remetente que será considerado no email

    • As contas de e-mail que serão exibidas aqui serão aquelas definidas em 'Configuração → Cadastro Provedor → Contas de Email'

    • Caso não seja definido nada neste campo, o sistema irá considerar o e-mail padrão definido para as empresas de cada cliente. A definição do e-mail padrão também é definido no cadastro de Contas de Email.

  • O que deseja enviar? - Deverá ser definido se o envio será de Faturas, de Documentos Fiscais ou os dois

  • Background -Definir se o envio será feito em segundo plano ou não. O Envio em segundo plano significa que o usuário poderá fazer outras operações no sitema enquanto a rotina de envio de email é executada.

  • Checkbox 'Deseja salvar este e-mail como modelo...?'

    • Caso este check seja marcado, o titulo e o corpo do e-mail serão salvos como 'Modelo de Email'

    • Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'

  • Anexos

    • No botão com o 'clip' levará a uma tela com os anexos já definos. Os anexos serão as faturas e documentos fiscais da competência selecionada.

  • Confirmação da operação

    • O usuário deverá marca o checkbox 'Tem certeza que deseja enviar este e-mail agora?' para que o envio do e-mail seja realizado

Os seguintes campos são de preenchimento automático pelo sistema:

  • Data/Hora - Data e hora atual

  • Operador - usuário logado

O usuário deverá definir os seguintes campos:

  • Conta SMTP - Será o remetente que será considerado no email

    • As contas de e-mail que serão exibidas aqui serão aquelas definidas em 'Configuração → Cadastro Provedor → Contas de Email'

    • Caso não seja definido nada neste campo, o sistema irá considerar o e-mail padrão definido para as empresas de cada cliente. A definição do e-mail padrão também é definido no cadastro de Contas de Email.

  • O que deseja enviar? - Deverá ser definido se o envio será de Faturas, de Documentos Fiscais ou os dois

  • Background -Definir se o envio será feito em segundo plano ou não. O Envio em segundo plano significa que o usuário poderá fazer outras operações no sitema enquanto a rotina de envio de email é executada.

  • Checkbox 'Deseja salvar este e-mail como modelo...?'

    • Caso este check seja marcado, o titulo e o corpo do e-mail serão salvos como 'Modelo de Email'

    • Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'

  • Anexos

    • No botão com o 'clip' levará a uma tela com os anexos já definos. Os anexos serão as faturas e documentos fiscais da competência selecionada.

  • Confirmação da operação

    • O usuário deverá marca o checkbox 'Tem certeza que deseja enviar este e-mail agora?' para que o envio do e-mail seja realizado

 

Ao entrar no sistema como empresa Todas

  • No momento do envio de e-mail, o usuário irá enxergar todos os modelos de e-mail cadastrados (Enxergará tanto os modelos cadastrados em ‘Todas’ quanto nas empresas especificas)

  • Quando o usuário estiver logado em ‘Todas’ e no envio escolher um modelo cadastrado em uma empresa especifica, o sistema irá exibir uma notificação informando que o modelo pertence à outra empresa. Esta notificação não irá impedir que o e-mail seja enviado.

  • Quando o usuário estiver logado em ‘Todas’, para enviar o e-mail, o sistema irá verificar a empresa do cliente selecionado (destinatário) e considerar o e-mail padrão desta empresa como remetente. (Este e-mail padrão está defino em Configurações → Cadastro de Provedor → Contas de E-mail)

Ao entrar no sistema como empresa especifica

  • Ao logar com uma empresa especifica o usuário poderá enxergar apenas os modelos de e-mail cadastrada na empresa Todas e na sua própria empresa (empresa em que o usuário logou)

  • Caso o usuário esteja logado em uma empresa especifica e no envio escolher um modelo cadastrado em ‘Todas’ o sistema irá exibir uma notificação informando que o modelo pertence à outra empresa. Esta notificação não irá impedir que o e-mail seja enviado.

  • Caso o cliente selecionado (destinatário) pertencer à uma empresa especifica, o remetente que será considerado será o e-mail definido da conta padrão da empresa especifica.

  • Caso o cliente selecionado (destinatário) pertencer à empresa Todas, o remetente que será considerado será o e-mail definido da conta padrão da Todas

Atenção

  • O ideal é existir empresas definidas para cada cliente, não deixar nenhum cliente definido com empresa Todas

  • Caso não haja e-mail padrão definido para uma empresa especifica, o sistema irá considera o e-mail padrão definida para a empresa Todas. E se nenhuma conta estiver configurada com um e-mail padrão? O sistema informará que não há e-mail padrão cadastrado e não enviará o e-mail.

Modelo de E-mail

  • Os modelos de e-mail serão cadastrados por empresa

  • Uma empresa irá enxergar seus modelos e os modelos cadastrados em TODAS

  • A empresa ‘Todas’ enxerga todos os modelos cadastrados

Contas de E-mail

  • Acesso Configurações → Cadastro de Provedor → Contas de E-mail

  • O ideal é existir um e-mail padrão por empresa

  • O sistema não permitirá cadastrar mais de um e-mail padrão por empresa

  • Caso não haja um e-mail padrão em uma empresa especifica, o envio de e-mail irá considera o padrão definido na empresa ‘Todas’

  • Nas configurações de contas há o campo ‘Remetente’, onde poderá ser definido o nome do e-mail que chegará na caixa de e-mail do destinatário

Atenção

Caso não haja remetente de uma conta definido, o Nome Fantasia do cadastro do provedor será considerado

No envio de e-mails em massa

  • No envio de e-mails em massa (Financeiro -> NF21/22/NFSE e Notas de débito), para que os e-mails sejam enviados considerando os remetentes de cada empresa especificamente, não deve ser definido nada no campo ‘Conta SMTP’

  • o sistema irá verificar a empresa de todos os clientes da competência (destinatários) e considerar o e-mail padrão da empresa de cada cliente como remetente.

Observação

Os e-mails apenas serão enviados para os cliente com notas que ainda não foram enviadas

 

Atenção

Se a 'Conta SMTP' for definida, o sistema não irá verificar os remetentes das empresas de cada cliente, irá considerá apenas o que foi definido

Dica

  • Você pode marcar também a opção 'Deseja salvar esse email como modelo, para uma próxima utilização?', para que quando for realizar um novo envio possa buscar esse modelo salvo, sem precisar digitá-lo novamente. Para buscar o modelo salvo basta clicar na ferramenta 'clique para localizar um modelo de email apropriado'.

  • Caso queira anexar alguma imagem no corpo do email é necessário que essa imagem seja hospedada no servidor, para isso entre em contato com o nosso suporte técnico.


Um pouco sobre envio de email em massa no video abaixo entre os tempos 5:56 até 11:23