Envio automático de e-mails com boleto em PDF anexo 🆕
- Former user (Deleted)
Índice
É possível ativar na ação de envio de e-mail de cobrança, ou de aviso de vencimento, o envio do boleto em PDF como anexo automatizando o processo de cobrança aos clientes.
Pré requisitos
- Sistema atualizado na versão 64.8 ou superior
- Conta de e-mail cadastrada
- Ativação do envio do boleto nas mensagens da régua de cobrança
- Configurações para definir profiles de pagamento e clientes que devem receber os e-mails com boleto anexo
Definição das profiles de pagamento e status de clientes que devem ter os boletos enviados
🔴 Esta configuração é obrigatória: é pré requisito para que os envios sejam realizados
ACESSO: Configurações → Financeiro → Configurações Gerais → Configurações → ENVIO DE BOLETOS
- Ignorar clientes com conexão bloqueada? - se habilitado clientes que estiverem com uma, ou mais, conexões bloqueadas não serão considerados no filtro de e-mails que serão enviados;
- Ignorar clientes com contrato cancelado? - se habilitado clientes que tiverem um, ou mais, contratos cancelados não serão considerados no filtro de e-mails que serão enviados;
- Seleção de profiles para receber boletos de forma automática - devem ser selecionadas as profiles de pagamento para as faturas que terão os boletos anexos em PDF
São listadas somente faturas de profiles de boleto bancário e profiles Next para seleção
Caso o cliente tenha faturas dentro do vencimento em que a régua faz os envios mas esteja com a configuração para não receber os boletos enviados automaticamente ativa ele não vai receber o e-mail com o boleto anexo!
Configuração no painel do cliente para definição de quem não deve receber os e-mails
🟢 Esta configuração é opcional: deve ser ativa nos clientes que serão a exceção e não devem receber os e-mails automáticos com os boletos anexos
ACESSO: Financeiro → Painel do cliente → Configuração da conta
Caso o cliente tenha faturas dentro do vencimento em que a régua faz os envios mas esteja com a configuração para não receber os boletos enviados automaticamente ativa ele não vai receber o e-mail com o boleto anexo!
Essa configuração faz com que nenhuma fatura do cliente seja considerada no envio automático de e-mails com o boleto anexo, no envio em massa realizado manualmente o cliente será classificado normalmente
Ação na régua de cobrança
🔴 Esta configuração é obrigatória
ACESSO: Configurações → Financeiro → Réguas de configuração → Ação: Aviso de cobrança
Crie uma nova ação para o envio do boleto! Assim você mantém a régua de cobrança já configurada e automatiza o envio de boletos na mesma data (quantidade de dias antes do vencimento) em que o envio era realizado mensalmente pelos operadores.
Ao adicionar, ou alterar uma ação de cobrança já incluída na régua, quando o meio de envio das notificações E-mail estiver habilitado uma nova opção vai ficar disponível abaixo:
- Anexar boleto no envio por e-mail? - ao habilitar a opção caso o cliente tenha faturas que se encaixam na configuração selecionada o boleto pendente (não liquidado) dentro do período selecionado será enviado como anexo no e-mail
Saiba mais sobre a configuração das mensagens de cobrança em Régua de avisos e mensagens de cobrança
Ao habilitar a opção 'Anexar boleto no envio por e-mail?' o preenchimento da mensagem (layout do corpo do e-mail) vai se tornar obrigatória. Boa prática para o conteúdo do e-mail: adicionar informação 'Caso já tenha efetuado o pagamento ignore este e-mail' pois quando o enfileiramento e envio for concluído é possível que o cliente já tenha efetuado o pagamento
Regras para os envios
- O envio com o boleto anexo será realizado somente para clientes que tem faturas dentro do período definido na régua (contas não faturadas não terão o anexo inserido);
- Clientes com a checkbox 'Ignorar faturas no envio automático de boletos por e-mail' habilitada no painel do cliente não terão o boleto anexado;
- Serão anexados somente boletos registrados (remessa e entrada confirmada) e das profiles selecionadas na configuração dos envios;
- Serão consideradas somente faturas ativas (faturas suspensas não serão consideradas para o envio);
- Se não for selecionada nenhuma profile na configuração nenhum boleto será anexado (se a checkbox for habilitada sem esta configuração o sistema vai ignorar a ação no momento do envio);
- Se a fatura do cliente não se encaixar em alguma das regras acima ele não vai receber nenhum e-mail (a ação de cobrança que estiver com a opção de anexar o boleto habilitada vai ignora-lo)
Recados informando que e-mails foram enfileirados
ACESSO: Workspace - HOME
- A rotina de avisos e mensagens de cobrança enfileirou e-mails com boletos anexos para serem enviados hoje! - a cada execução da régua se o sistema localizar envios para serem realizados vai ser gerado um recado para todos os operadores na área home do Worspace
Visualização de e-mails enviados
ACESSO: Financeiro → Gerenciador de filas e lotes de e-mails
- Data/Hora - conforme a ação da régua;
- Categoria - Envio automático de faturas;
- Operador - MKMonitor;
- Título - o assunto do e-mail enviado (conforme mensagem configurada na ação na régua);
- Processado - Sim/Não indicando se o envio em massa foi concluído;
- Processado em - informando a data/hora em que o envio foi finalizado;
- Status - indicando o % do envio em andamento;
Para visualizar a lista de e-mails enviados clique 2x sobre o filtro na grade!
ACESSO: Financeiro → Painel do cliente → Localize o cliente → Relação de e-mails, SMS e mensagens instantâneas enviadas para este cliente
As mesmas informações do lote de envios realizados serão registradas individualmente no painel financeiro de cada cliente.
Relatório de clientes que não recebem os e-mails
ACESSO: Financeiro → Painel do cliente → Pesquisa avançada
- Tipo de pesquisa - Clientes que não recebem e-mail automático de boleto