Introdução

O Gerenciador de Notas Fiscais é uma ferramenta que unifica todos os menus de ações envolvendo a emissão e validação de notas fiscais. Com uma interface renovada e muito mais intuitiva, o novo gerenciador proporciona uma experiência otimizada no controle, emissão e validação de notas fiscais, permitindo que todas as ações sejam feitas em um mesmo módulo.

Pré requisitos

Sistema atualizado na release 81 ou superior.

Acesso ao gerenciador

Para acessar o Gerenciador de Notas fiscais, siga os seguintes passos:

No menu principal clique em Financeiro, depois selecione a opção Gerenciador de NF e as opções serão abertas:

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Permissões de acesso

No Gerenciador de Notas fiscais, as permissões de acesso são configuradas para que o administrador possa definir quais ações cada usuário ou grupo de usuários pode realizar, garantindo que cada membro da equipe tenha acesso apenas as funcionalidades necessárias para o desempenho das suas tarefas.

Como configurar as permissões de acesso

Para acessar a área de configuração de permissões, vá até o seguinte menu:

Configurações>Permissões>Financeiro>Gerenciador de NF

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Na tela de permissões, pode ser selecionado o grupo de usuários ou o usuário específico ao qual deseja atribuir ou remover permissões. As permissões estão organizadas em sete abas, de acordo com as principais áreas do Gerenciador de Notas Fiscais.

Geração de NF em massa:

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NFSE:

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NF-e:

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Competências:

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Exportações:

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Convênio 201-17:

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NF. ger. auto:

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O administrador pode marcar ou desmarcar as permissões de acordo com as necessidades operacionais da empresa. Depois de configuradas, é importante salvar as alterações para que as novas permissões entrem em vigor.

Para usuários administradores não é necessário habilitar permissões, elas já ficam disponíveis por default:

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Atenção! Ao utilizar as permissões por grupos, se um usuário participa de um grupo com determinadas liberações que não lhe foram concedidas individualmente ele vai herdar essa permissão indireta.

Visão geral

O Gerenciador de Notas fiscais uniu todas as etapas referente a emissão e validação em um menu lateral, onde cada opção oferece um conjunto de funcionalidades para o controle eficiente da parte fiscal, desde a emissão dos documentos fiscais até a geração dos arquivos de convênio.

Tela de Competências

A tela de Competências concentra todas as competências já abertas ao longo da utilização do ERP. Nesta seção é possível abrir e fechar competências, além de visualizar as informações com os respectivos modelo de nota fiscal, sequencial, empresa e emitente secundário. As funções de impressão, envio por email e download dos arquivos do convênio 115-03 também estão presentes nessa tela, agora nas ações laterais.

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Tela de Geração de NF em massa

A tela de Geração de notas fiscais em massa trás os dados das emissões já feitas, assim como as pesquisas prévias antes da efetivação e também as gerações já anuladas, com as devidas informações de data e operador responsável pela anulação. Essa tela permite a geração e acompanhamento de novos lotes de emissão, tendo na nova versão o acréscimo das colunas Código, Descrição e Erro geração, permitindo um maior controle das emissões pelos operadores que utilizam a tela.

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Nessas duas telas foi disponibilizada a opção de Gerenciar aparência, uma função que permite a seleção das colunas que podem ser visualizadas ou ocultadas, assim como a largura e a altura do texto. A opção Restaurar padrão serve para voltar a última seleção executada em tela antes da aplicação e pode ser utilizada para modificação tanto das colunas quanto do texto.

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Também possui Ações de acompanhamento para download, impressão e atualização da tela no lado superior direito, facilitando a extração dos dados para gerenciamento.

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A opção Baixar oferece opções diferentes de download (PDF, XLS, CSV e JPG), permitindo assim a exportação do formato que mais se adeque a necessidade do momento e também uma manipulação mais fácil dos dados.

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Atenção! Para uma visualização mais organizada e clara nas opções PDF e JPG, é necessário definir 8 colunas na configuração de impressão.

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Na opção Imprimir também é necessário selecionar 8 colunas na configuração de impressão, garantindo um melhor ajuste do conteúdo na visualização e na disposição em tela.

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E por fim, a opção Atualizar vai realizar um refresh em tela, incrementando com novas informações.

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Tela de NF Geradas Automaticamente

A te de Notas fiscais geradas automaticamente é dedicada ao gerenciamento das notas fiscais geradas a partir da liquidação das faturas, tendo a função de relatório de acompanhamento. É possível visualizar as faturas que tiveram emissão, assim como faturas que por algum motivo apresentaram erro e não chegaram a gerar o documento fiscal.

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Tela de NFSE

A tela de Notas Fiscais de Serviço centraliza as informações sobre as notas geradas no ERP. Nesse menu constam notas com todos os tipos de situação existentes, informando a data de cadastro e o emitente vinculado. Essa tela possui além das ações individuais laterais, ações em massa que possibilitam ao operador realizar envios para a validação e consultas, além de exclusão de notas ainda não validadas e cancelamento massivo, facilitando assim soluções ágeis e eficazes no gerenciamento das NFSE.

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Tela de NF-e

A tela de Notas Fiscais Eletrônicas consolida todos os documentos fiscais gerados, independentemente do status em que se encontram. A interface oferece não apenas ações individuais por item, mas também funcionalidades em lote que possibilitam o envio de notas para validação na SEFAZ, realização de consultas de situação e também cancelamento massivo. Esses recursos proporcionam maior agilidade, padronização e eficiência nos processos de gestão fiscal.

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Além das funcionalidades Gerenciar aparência e Ações de acompanhamento, as telas oferecem filtros laterais intuitivos, que facilitam a localização de informações por data, localidade e empresa.

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Tela de Exportações

A tela de Exportações foi pensada para facilitar o acesso e a centralização das opções de exportação de dados fiscais diretamente na interface do Gerenciador, para isso a tela foi organizada em duas guias, cada uma responsável por reunir diferentes formatos e tipos de exportação, atendendo às necessidades operacionais e fiscais dos provedores.

Exportações de NF

Esta tela integrou ao Gerenciador de NF tanto as configurações quanto os padrões definidos no ERP, permitindo que o provedor gere os arquivos das obrigações acessórias digitais sem precisar trocar de módulo. No menu Configurações de padrões, localizado no canto superior direito da tela, estão disponíveis as opções para definir os parâmetros necessários para o download dos arquivos (caso deseje deixar essa tela indisponível para visualização, basta clicar na opção Ocultar).

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Estão disponíveis filtros por Padrão (SPED Fiscal, Sintegra, XML, Domínio, Prosoft, Produsoft e OFM), data inicial e final, e emitente. Após a primeira execução, o sistema também permite realizar novos downloads do arquivo gerado, facilitando o acesso posterior às informações exportadas.

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Layout do conv. 201/17

O convênio 201/17 é um arquivo auxiliar que possui o detalhamento dos valores das notas fiscais geradas via ERP (contempla os modelos 21, 22, ND e NFSE) e das contas que compõem a fatura. Esse arquivo possui a versão legada e a unificada, sendo que a legada gera as informações separadas por competência dos modelos 21, 22 e ND, e a unificada trata-se de um único arquivo com todos esses modelos mais a nota fiscal de serviço.

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Ações detalhadas por abas

Nesta seção, serão apresentadas as funcionalidades disponíveis em cada aba do Gerenciador de Notas Fiscais, com a descrição das opções obrigatórias e o detalhamento do fluxo de cada operação, desde a configuração inicial até a finalização. Também serão abordadas todas as ações possíveis, tanto individuais quanto em massa.

Ações na aba de competências

Nova competência

A competência determina para qual CNPJ as notas fiscais serão geradas, bem como os dados fiscais que comporão o arquivo do Convênio 115/03. Essa funcionalidade é utilizada para abrir novas competências no ERP, considerando informações como mês, ano, modelo dos documentos (21, 22, NFSe, ND e NFe/ISS), série, volume e emitente. O campo mensagem de rodapé apresenta os coringas disponíveis para personalizar o texto que será exibido no PDF da nota fiscal gerada.

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Ver NFs da competência

Essa opção exibe as notas fiscais geradas dentro da competência, abrangendo os status Normal e Cancelada. Na tela, é possível utilizar as ferramentas localizadas na parte inferior, como Impressão, Envio por e-mail, Cancelamento e Anulação, além dos recursos de exportação, disponíveis no canto inferior esquerdo.

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Download de arquivos

O download dos arquivos do Convênio 115/03 está disponível apenas quando o usuário estiver logado em uma empresa específica, sendo exibida uma mensagem de impedimento caso esteja logado em TODAS. Essa tela tem como função gerar os arquivos do convênio, reunindo-os em uma pasta compactada (.ZIP) com os arquivos M, D e I, prontos para validação.

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Extrato das NFs geradas

O extrato das notas geradas na competência é um relatório em formato PDF que oferece diversos filtros para facilitar o acompanhamento, ele apresenta informações como data de emissão, nome do cliente, número da nota, CFOP, valor, status e tributos.

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Enviar NFs por email

Nesta tela, é possível realizar o envio em lote das notas fiscais geradas na competência. O usuário pode selecionar a conta de email, definir o tipo de envio, além de personalizar o título e o corpo da mensagem. Após configurado, o lote é enviado ao Gerenciador de filas e lotes de emails, onde será processado e disparado, permitindo o acompanhamento do envio.

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Imprimir NFs da competência

Essa opção permite gerar a impressão em PDF dos documentos referentes à competência selecionada no ERP. Ao utilizar essa funcionalidade, um lote de documentos será gerado e aberto automaticamente em uma nova guia do navegador, pronto para visualização ou impressão.

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Fechar competência

Essa tela permite realizar o fechamento manual de competências que ainda não foram encerradas, sinalizando que não serão mais geradas notas fiscais para o mês em questão. Vale lembrar que, além do fechamento manual, o sistema continua executando automaticamente o encerramento de todas as competências às 00h00 do último dia do mês.

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Excluir

A opção de exclusão está disponível apenas para competências que ainda não foram encerradas. Ao utilizar essa funcionalidade, o registro da competência é removido da tela, juntamente com todas as notas fiscais já geradas vinculadas a ela. Essa exclusão também libera a fatura, permitindo que o mesmo modelo de documento seja gerado novamente, caso necessário.

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Ações na aba de Geração de NF em massa

Nova Geração de NF em massa

Na ação de nova geração em massa, é exibido um modal para preenchimento dos filtros necessários à criação dos registros. Nele, é possível definir se as notas fiscais serão geradas apenas para clientes com boletos já liquidados ou não, além de escolher se a data de referência será o vencimento ou a liquidação da fatura. Também podem ser configurados: o período desejado, o tipo de cliente (Pessoa Física, Jurídica ou ambos), a cidade e a profile bancária.

Adicionalmente, é possível aplicar tags personalizadas (previamente criadas e vinculadas aos cadastros dos clientes) para filtros mais específicos, tendo por fim a opção de ignorar faturas vinculadas a contratos cancelados.

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Após o preenchimento de todas as informações, é realizada a busca pelas faturas com possibilidade de emissão de nota fiscal. Em seguida, um novo registro é criado na tela, reunindo todos os dados encontrados. Esse registro permite a edição das informações e a remoção de faturas indesejadas, oferecendo flexibilidade antes da geração final das notas.

Efetivar geração em massa

O modal de efetivar geração em massa é a etapa final do processo de emissão, após a pesquisa e validação das faturas, ele serve para confirmar o início do processo. Uma vez confirmada a efetivação, o sistema inicia a geração de todas as notas fiscais, respeitando as configurações fiscais e assegurando que apenas as faturas aptas emitam documentos fiscais.

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Geração em massa em GO

O processo de geração em massa de notas fiscais passou por uma reestruturação completa e agora é desenvolvido utilizando a linguagem Go (Golang). Essa transição teve como objetivo principal eliminar os gargalos de performance identificados na implementação anterior, especialmente em cenários com grande volume de faturas.

Além da melhoria de desempenho, outra evolução significativa é que a emissão das notas agora ocorre em segundo plano, sem travar a tela do usuário. O progresso da geração é atualizado automaticamente a cada 5 minutos, permitindo que o usuário acompanhe o andamento do processo em tempo real, enquanto continua utilizando o sistema normalmente.

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Essas melhorias foram pensadas para tornar o processo de emissão mais rápido, seguro e eficiente, contribuindo diretamente para uma maior agilidade e uma experiência de uso otimizada.

Ver documentos

Essa tela exibe um modal com as faturas previamente pesquisadas, apresentando informações como código da fatura, código do contrato, nome do cliente, status de aptidão para geração da nota fiscal e, quando aplicável, o motivo da não aptidão na coluna de erro.
Além disso, é possível remover ou revalidar os registros, caso a geração da nota ainda não tenha sido efetivada, permitindo ajustes antes da finalização do processo.

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Desfazer geração em massa

Essa opção fica disponível apenas para a última geração criada no ERP, desde que a competência ainda esteja aberta (gerações referentes a competências já encerradas não poderão ser desfeitas por meio da ferramenta). Ao executar o procedimento, o sequencial da competência será revertido para a numeração anterior à emissão, e as faturas associadas serão liberadas para nova geração de nota fiscal.

Caso o lote contenha notas fiscais de serviço ou notas fiscais de livros digitais, será exibido um alerta informando que essas notas não serão consideradas no processo, apenas as notas fiscais dos modelos 21, 22 e notas de débito serão removidas e terão o sequencial ajustado conforme necessário.

Se houver notas fiscais emitidas após a última geração, a ferramenta interromperá a ação e exibirá as notas em tela, solicitando que sejam anuladas manualmente. Somente após a anulação será possível prosseguir com o desfazimento da geração.

Excluir

A exclusão da geração em massa só pode ser realizada para emissões ainda não efetivadas, permitindo que as faturas sejam liberadas para uma nova pesquisa prévia ou emissão individual. Ao executar essa ação, o filtro aplicado na tela é removido, e todos os registros resultantes da pesquisa são apagados.

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Ações na aba de NFSE

Enviar NFs pendentes para validação

A opção de enviar notas fiscais de serviço pendentes para validação é o que faz os RPS recém gerados serem alterados para o status de Aguardando validação, onde será iniciado o processo de consulta juntamente a Prefeitura.

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Consultar todas as notas fiscais pendentes

Além da rotina automática de validação, executada em intervalos de uma hora e responsável por encaminhar os RPS à Prefeitura para atualização de status, o sistema também permite a execução manual desse processo. Essa ação, disponível no canto superior direito da interface, realiza a consulta em lote de todas as notas fiscais com o status Aguardando validação, forçando a atualização imediata dos seus respectivos status conforme o retorno da Prefeitura.

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Editar dados da NF

A ação de edição da NFSE permite a alteração de dados como o valor, o número do RPS e a série, modificando as informações no XML. Essa funcionalidade está disponível apenas para RPS com os status Envio pendente ou Erro de validação.

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Editar serviço

Este modal permite a edição de informações essenciais para a emissão da nota fiscal de serviço, incluindo a descrição do serviço, o município de prestação (com respectivo código IBGE), o CNAE e as alíquotas aplicáveis. A funcionalidade está disponível para RPS com os status Envio pendente e Erro de validação.

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Editar destinatário

Essa ação permite a edição dos dados cadastrais do destinatário, incluindo nome ou razão social, tipo e número de documento, email, telefone e endereço. A funcionalidade está disponível exclusivamente para RPS com os status Envio pendente e Erro de validação.

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Editar o registro da NF

Essa tela viabiliza a modificação do texto das observações do PDF da NFSE, estando disponível para RPS com status Envio pendente e Erro de validação.

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Enviar para a validação

Além da opção de envio de RPS para validação diretamente pela interface, essa ação também pode ser executada individualmente por meio das ações laterais, ou em massa ao selecionar múltiplos registros na listagem. Ao ser acionada, a funcionalidade altera o status dos RPS recém gerados para Aguardando validação.

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Ver detalhes

Este modal exibe o histórico completo do RPS, abrangendo todas as etapas do processo: desde a inserção do documento na tela, passando pelo envio para validação, até a autorização de uso. A funcionalidade está disponível para todos os status.

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Imprimir

Essa ação permite a geração e impressão do PDF da nota fiscal após sua validação, estando disponível para documentos com os status Autorizado e Cancelado.

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Download XML

Essa ação pode ser executada de forma individual ou em lote, permitindo o download dos arquivos XML das NFSE em um pacote compactado no formato .ZIP, salvo diretamente na máquina do operador. A funcionalidade está disponível para notas com os status Autorizada e Cancelada.

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Download PDF

Essa ação também pode ser executada tanto de forma individual quanto em lote, permitindo a geração de um único arquivo PDF contendo todas as notas fiscais selecionadas. A funcionalidade está disponível para documentos com os status Autorizada e Cancelada.

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Consultar situação da NF

Além da rotina automática de validação, executada em intervalos de uma hora e responsável por encaminhar os RPS à Prefeitura para atualização de status, o sistema também permite a execução manual desse processo através das ações laterais e também das ações em massa. Essa ação realiza a consulta em lote de todas as notas fiscais com o status Aguardando validação, forçando a atualização imediata dos seus respectivos status conforme o retorno da Prefeitura.

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Reencaminhar para validação

Essa ação é executada de forma manual e massiva quando existem erros que impedem a validação do RPS, possibilitando então que seja corrigido e encaminhado novamente aos status Envio pendente e Aguardando validação.

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Remover da fila de validação

Essa opção remove o RPS da tela da NFSE antes dele ser validado, liberando a fatura correspondente para uma nova emissão futura. A ação pode ser executada individualmente ou em lote, estando disponível apenas para documentos com o status Envio pendente.

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Cancelar

O cancelamento pode ser feito através de ações individuais e massivas, pode ser feito para RPS com status de Autorizado.

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Ações na aba de NFE

Verificar status do servidor

Essa ferramenta tem como finalidade verificar a disponibilidade da Sefaz da respectiva região, retornando mensagens de sucesso ou falha conforme o status identificado. A funcionalidade é acionada a partir da seleção de uma nota fiscal do emitente desejado e da execução da consulta por meio da ferramenta.

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Editar

A ação de edição da NFE permite a alteração de dados como a descrição, CFOP, situação tributária do PIS, COFINS, ICMS e origem, modificando as informações no XML. Essa funcionalidade está disponível apenas para notas fiscais com status Pendente e Não autorizada.

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Editar destinatário

Essa ação permite a edição dos dados cadastrais do destinatário, incluindo nome ou razão social, tipo e número de documento, email, telefone e endereço. Essa funcionalidade está disponível apenas para notas fiscais com status Pendente e Não autorizada.

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Enviar para validação

Essa ação pode ser executada individualmente por meio das ações laterais, assim como de forma massiva ao selecionar múltiplos registros na listagem. Ao ser acionada, a funcionalidade dá início ao processo de validação junto ao Sefaz e vai alterar o status da nota fiscal primeiramente para Lote entregue e depois para Validada.

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Ver detalhes

Este modal apresenta o histórico completo da NFE, detalhando todas as etapas do processo: desde a inserção do documento, passando pelo envio para validação, até a efetivação da autorização e a disponibilização para download. A funcionalidade está acessível para todos os status da nota.

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Detalhes críticas

Essa opção exibe todos os retornos obtidos pela nota fiscal durante o processo de validação na Sefaz, além de disponibilizar o XML para consulta e verificação das tags. A funcionalidade está acessível em todos os status da nota.

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Imprimir

Essa ação permite a geração e impressão do PDF da nota fiscal após sua validação, estando disponível para documentos com os status Autorizado e Cancelado.

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Carta de correção de NF

O modal de carta de correção permite corrigir pequenos erros formais de forma prática, sem a necessidade de cancelamento do documento fiscal. Após a inclusão do texto (deve-se observar a quantidade de caracteres que podem ser utilizados e também não realizar quebra de linhas) e confirmação da emissão, o acompanhamento e consulta da carta de correção deve ser feito diretamente no site da Sefaz utilizando a chave de acesso da nota original.

Essa funcionalidade está disponível apenas para notas fiscais com status Autorizada, seguindo os critérios estabelecidos pela Sefaz.

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Download XML

Essa ação pode ser executada de forma individual ou em lote, permitindo o download dos arquivos XML das NFE em um pacote compactado no formato .ZIP, salvo diretamente na máquina do operador. A funcionalidade está disponível para notas com os status Autorizada e Cancelada.

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Reencaminhar para a validação

Essa ação é executada de forma manual e massiva quando existem erros que impedem a validação da nota fiscal e ela está como Não autorizada, possibilitando então que seja corrigido e encaminhado novamente ao status Pendente.

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Remover da fila de validação

Essa opção remove a nota fiscal da tela da NFE antes dela ser validada, liberando a fatura correspondente para uma nova emissão futura. A ação pode ser executada individualmente ou em lote, estando disponível para documentos com o status Pendente e Não autorizada.

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Cancelar

O cancelamento pode ser feito através de ação individual no menu lateral, essa funcionalidade está disponível somente para notas fiscais com status de Validado.

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Ações na aba de Exportações

Gerar exportação

A tela de exportações permite a geração dos arquivos digitais das obrigações acessórias a partir do preenchimento dos parâmetros exigidos pelo padrão selecionado, como data e emitente (CNPJ vinculado à emissão). A funcionalidade garante conformidade com os layouts fiscais exigidos pelos órgãos competentes, otimizando o processo de entrega das declarações e facilitando o cumprimento das exigências legais.

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Download

A tela também disponibiliza um histórico completo dos arquivos já gerados através da opção Downloads, permitindo que o usuário baixe os arquivos de versões anteriores no formato .ZIP sempre que necessário. Essa funcionalidade facilita o acesso a registros passados e contribui para o controle e rastreabilidade das exportações realizadas.

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Nova exportação

Na tela do Convênio 201/17 está disponível a opção de Nova exportação, uma função legada que era usada para gerar o detalhamento dos valores das notas fiscais geradas via ERP separadas por competência dos modelos 21, 22 e ND.

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Nova exportação unificada

A tela conta ainda com a opção Nova Exportação Unificada, uma versão atualizada que, além de contemplar o modelo NFS-e, permite a seleção do CNPJ que será considerado como emissor responsável pelo arquivo a ser declarado. Nos filtros disponíveis, é possível restringir a exportação apenas às notas emitidas pelo CNPJ selecionado, além de configurar o comportamento em relação ao valor da fatura, garantindo maior precisão e controle na geração dos arquivos.

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Ver registros gerados

Após o preenchimento dos filtros e a confirmação de uma nova exportação, um registro é gerado na tela e pode ser acessado por meio da opção Ver registros gerados. Nesse modal, serão exibidos todos os registros localizados conforme os critérios definidos. A partir dele, o usuário pode executar o processamento dos dados e, em seguida, realizar o download do arquivo gerado disponibilizado em formato .ZIP para armazenamento local.

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Remover

A funcionalidade também permite a remoção de um lote já pesquisado e processado, excluindo o respectivo registro da tela e liberando espaço visual para uma nova geração. No entanto, vale destacar que a criação de um novo arquivo com os mesmos filtros pode ser realizada independentemente da exclusão do lote original.

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