Agendamento manual de Ordens de Serviços

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Last updated: mar. 25, 2020


Índice

Pré-Requisitos 

Conhecendo a agenda 

ACESSO: Módulo Workspace → Menu O.S. - Agenda 

Equipe e data de agendamento

Ao entrar no painel da agenda o sistema irá trazer já sugerida a equipe de OS do operador logado

O operador poderá escolher se quer agendar por equipe ou por Técnico 

Optando em agendar por equipe, caso o operador tenha permissão,  deve-se escolher com qual equipe de O.S e em qual data o usuário irá realizar os agendamentos 

A definição da equipe é feita através do campo 'Equipe de O.S.' e a definição da da data é feita através do campo 'Data' localizados no topo da agenda 

Feito isso, o calendário da agenda será montado de acordo à equipe e aos horários dos técnicos participantes.

Da mesma forma se o operador decidir agendar por Técnico, basta escolher o técnico e definir a data 

Técnicos da equipe e Horários

Na visualização por grupo, haverá uma raia para cada técnico da equipe, o nome das raias é composto pelo primeiro nome do técnico e o login associado a ele. 

Nas raias de cada técnico será onde os agendamentos ocorrerão, nelas haverão as disponibilidades dos técnico nos horários da data escolhida  

O sistema apresentará algumas indicações de indisponibilidades do técnico, essas indicações são: 

  • Técnico sem turno de trabalho na data escolhida - Haverá uma indicação em vermelho no inicio da raia do técnico 
    • Esta indicação irá aparecer quando no cadastro do técnico não existir horários de expediente para o dia da data definida 
  • Técnico fora de horário de trabalho - Quando o técnico tem em seu cadastro horários disponíveis para o dia da data escolhida, então a agenda indicará quais dos horários do dia não são apropriados para ocorrer agendamento
    • Será indicado em cor cinza  o trecho em que o técnico estiver fora de horário de trabalho 
  • Tempo de tolerância - o tempo de tolerância será o tempo em que o técnico terá pra iniciar ou terminar o expediente a partir do seu horário de inicio e fim definido no seu cadastro  

Lista das Ordens de Serviços não agendadas

Ao lado direito da agenda teremos a lista das Ordens de Serviços ainda não agendadas, organizadas por 'tipo de O.S.' Basta clicar sobre cada tipo de OS que serão exibidas as Ordens de Serviços relacionadas  

Observação

  • Caso a equipe escolhida tenha definido no seu cadastro que o acesso é restrito serão listadas apenas as OS que tenha esta equipe definida do cadastro - Saiba mais em Equipe de Ordem de Serviço

  • Caso não tenha restrição serão listada todas as OS

Filtrar OS não agendadas 

O usuário poderá filtrar as OS não agendadas através do botão 'Filtrar' localizado acima da Lista 

O usuário poderá filtrar por: 

  • Código da OS
  • Endereço
    • Cidade 
    • Bairro 
  • Tipo da OS
  • Grupo de Clientes
  • Prioridade 
  • Clientes

Observação

  • Lembrando que o filtro será em cima da lista de OS não agendadas, localizada ao lado direito da tela. O filtro não será aplicado no calendário da agenda.
  • Lembre-se de limpar o filtro quando quiser voltar para a listagem inicial, para isso clique no botão 'Limpar campos' dentro da tela de filtros

Painel das Ordens de Serviços pendentes

Para ter uma visão geral das Ordens de serviços que ainda estão pendentes clique no botão 'Pendentes' localizado acima na lista 

Será aberto um painel que conterá duas visões destas OS's, uma visão na qual será mostrada as Ordens de Serviços em uma grade( como mostrado acima).

Ao clicar duas vezes sobre a OS o sistema exibirá os detalhes da OS

A outra visão é uma grade pivot, como mostrado abaixo 

Agendar compromissos 

Além das Ordens de serviços, o usuário poderá agendar outros compromissos para seus técnicos, basta clicar no botão 'Incluir Compromisso' localizado acima da lista 

Para criar o compromisso 'avulso' o usuário deverá informar:

  • Titulo - descrição identificativa do compromisso 
  • Data/Hora do Inicio e Fim - importante não esquecer de informar a hora nestes campos para que o compromisso apareça corretamente no calendário da agenda 
  • Descrição - informações sobre o compromisso 
  • Técnicos envolvidos - adicionar na grade todos os técnicos que participarão do compromisso (Importante para que o compromisso apareça corretamente no calendário da agenda)

Agendamento automático

O sistema disponibiliza a opção de realizar agendamentos automáticos, mas isso será explicado em outra documentação

Realizando agendamento manual 

Para agendar uma OS, basta arrastar o ticket da Ordem de Serviço da lista do lado direito para a raia do técnico e no horário que se deseja agendar 

Pronto, a OS foi agendada! 

Caso queira mudar o horário do agendamento ou mudar de técnico, basta arrastar o ticket para o local desejado.

Caso queira desfazar o agendamento, clique duas vezes sobre o ticket. O sistema abrirá a tela do compromisso do ticket 

O sistema abrirá a tela de compromisso em modo de edição, então para remover o agendamento será necessário sair desse modo e clicar no botão 'Excluir', como ilustrado acima 

Caso o usuário queira visualizar os detalhes da OS que está agendada, clique duas vezes sobre o agendamento e depois da lupa 

Observação

  • Ao agendar uma Ordem de Serviço para um técnico, caso o provedor utilize o APP MK Agentes, será enviada uma notificação para o celular do técnico informando sobre o novo agendamento ou se houve alguma mudança de dia e horário do mesmo

Atenção

  • Caso o Técnico tenha inicializado o serviço no app Agentes não será possível alterar ou cancelar o agendamento da Ordem de Serviço  
  • Não será possível agendar uma Ordem de Serviço caso:
    • Os itens associados estiverem em setores diferentes 

    • Todos os itens estiverem no mesmo setor, mas o técnico não possui permissão nele

 Outras formas de acessar o agendamento 

O agendamento ainda poderá ser acessado tanto pelo painel de OS quanto por dentro de uma atendimento 

Pelo painel de OS 

ACESSO: Módulo Workspace → Menu OS - Painel → Aba Não agendadas 

O usuário deverá selecionar uma ou mais Ordens de Serviços no painel e clicar no botão 'Agendar OS'

Para realizar o agendamento basta seguir os passos explicados anteriormente 

Por dentro do Atendimento 

ACESSO: Módulo Workspace → Menu Workspace - Home ou Painel do cliente → localize o atendimento o acesse →  Clique na ferramenta de gerenciamento de Ordens de Serviços do atendimento

O usuário deverá selecionar uma ou mais Ordens de Serviços na tela e clicar no botão 'Agendar OS'

Para realizar o agendamento basta seguir os passos explicados anteriormente