Agendamento automático de Ordens de serviço

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Last updated: jul. 30, 2024
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Introdução

O agendamento automático de O.S. é uma extensão do agendamento manual, projetado para automatizar o processo com base em configurações pré-definidas (como por exemplo tempo de duração da OS, turnos de trabalho dos técnicos e as habilidades necessárias para cada atendimento). Ele permite otimizar a distribuição de ordens de serviço, minimizando o trabalho manual e assegurando que as O.S. sejam atribuídas de forma eficiente.

Configurações

Para ativar e configurar o agendamento automático, siga os seguintes passos:

  1. Navegação: Acesse Configurações > Workspace > O.S. > Painel de Configurações.

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  1. Aba de Agendamento Automático:

    • Ativar agendamento automático: Marque esta opção para ativar a funcionalidade. Por padrão ela vem desabilitada.

    • Horário da execução da rotina: Selecione um horário entre 19:00 e 07:00. Estes horários foram escolhidos para evitar conflitos no sistema durante o expediente normal, garantindo que a rotina seja executada de forma eficiente sem impactar as operações diárias.

    • Aguardar aprovação: Recomendamos fortemente ativar esta opção para assegurar que as O.S. sejam distribuídas corretamente entre os técnicos. Isso proporciona um controle maior e garante que cada ordem esteja atribuída ao técnico apropriado, evitando erros e melhorando a eficiência operacional.

    • Grupo responsável pela aprovação: Selecione o grupo que será responsável pela aprovação das O.S.

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Passos para Configuração

  1. Painel de Configurações:

    • Acesse a aba “Agendamento Automático” dentro do Painel de Configurações.

    • Preencha os campos necessários conforme mostrado na imagem (ativar agendamento, horário da execução, grupo de aprovação, etc.).

    • Selecione as equipes que NÃO devem ter O.S. agendadas automaticamente.

  1. Área de Confirmação:

    • Quando configurado para aguardar aprovação, as O.S. agendadas automaticamente aparecerão nesta tela com o status "Aguardando".

    • O operador pode aprovar ou rejeitar as O.S., mudando o status conforme necessário.

  2. Visualização de O.S. não Agendadas:

    • Acesse Workspace > O.S. > Agenda > Pendentes para visualizar as O.S. que não foram agendadas automaticamente.

    • As ordens de serviço que não puderam ser agendadas automaticamente aparecem destacadas em amarelo. Isso indica que houve um problema durante o agendamento. Para cada O.S. não agendada, há uma coluna de críticas que detalha o motivo específico pelo qual o agendamento não foi realizado, permitindo uma rápida identificação e correção dos problemas.



Ajustes de Funcionalidade

Reorganização do Cadastro/Edição de Tipo de O.S.

Local: Configurações > Workspace > OS > Painel tipo de O.S

Campos Removidos/Ocultos:

  • Temperatura mínima

  • Executar na chuva

Novas Funcionalidades:

  • Habilidades: Agora, ao criar ou editar um tipo de O.S., é possível exigir habilidades específicas dos técnicos. O sistema informa quantos técnicos possuem essas habilidades. Este campo só aparece se o agendamento automático estiver ativo.

Melhoria:

  • Exibição da quantidade de técnicos que possuem as habilidades exigidas ao selecionar as habilidades.

Reorganização do Cadastro/Edição de Equipe de O.S.

Local: Configurações > Workspace > OS > Equipe de O.S

Campos Removidos/Ocultos:

  • Iniciar agendamento automático

  • Aprovar agendamento automático

  • Previsão do tempo (INPE)

Reorganização no Cadastro dos Técnicos

Local: Configurações > Workspace > OS > Cadastro de técnicos e colaboradores

Alterações:

  • Afinidades substituídas por Prioridades de Agendamento: Agora, ao invés de definir afinidades com clientes específicos, os técnicos podem ser configurados para terem prioridades de agendamento com grupos de clientes ou TAGs.

Níveis de Prioridade:

  • Não agendar: substitui Inimigos, Relacionamento ruim

  • Indiferente: substitui Pouca afinidade, Neutro

  • Prioridade de Agendamento: substitui Alguma afinidade, Bom relacionamento, Amigos

Cadastro de Turnos de Trabalho

Local: Configurações > Workspace > OS

Novas Funcionalidades:

  • Turnos de Trabalho: Adicionado um novo submenu para cadastrar turnos de trabalho. O cadastro dos turnos possui as mesmas informações que são preenchidas no cadastro do técnico.

  • O operador deve cadastrar os dias da semana e as respectivas horas conforme necessário.

Melhoria:

  • Os turnos cadastrados ficam preservados e podem ser selecionados tanto na criação quanto na edição dos técnicos.

Considerações

As regras para agendamento manual continuam válidas para o agendamento automático. O diferencial é a automatização, reduzindo a necessidade de intervenção manual e assegurando uma distribuição mais eficiente das ordens de serviço.

Links Úteis

Para mais detalhes sobre o agendamento manual, consulte: Agendamento Manual de Ordens de Serviço

Esta funcionalidade visa otimizar o gerenciamento de O.S., garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma automatizada, porém com a possibilidade de aprovação manual quando necessário, assegurando assim a flexibilidade e o controle sobre o processo.