Agendamento automático de Ordens de serviço
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Introdução
O agendamento automático de O.S. é uma extensão do agendamento manual, projetado para automatizar o processo com base em configurações pré-definidas (como por exemplo tempo de duração da OS, turnos de trabalho dos técnicos e as habilidades necessárias para cada atendimento). Ele permite otimizar a distribuição de ordens de serviço, minimizando o trabalho manual e assegurando que as O.S. sejam atribuídas de forma eficiente.
Configurações
Para ativar e configurar o agendamento automático, siga os seguintes passos:
Navegação: Acesse Configurações > Workspace > O.S. > Painel de Configurações.
Aba de Agendamento Automático:
Ativar agendamento automático: Marque esta opção para ativar a funcionalidade. Por padrão ela vem desabilitada.
Horário da execução da rotina: Selecione um horário entre 19:00 e 07:00. Estes horários foram escolhidos para evitar conflitos no sistema durante o expediente normal, garantindo que a rotina seja executada de forma eficiente sem impactar as operações diárias.
Aguardar aprovação: Recomendamos fortemente ativar esta opção para assegurar que as O.S. sejam distribuídas corretamente entre os técnicos. Isso proporciona um controle maior e garante que cada ordem esteja atribuída ao técnico apropriado, evitando erros e melhorando a eficiência operacional.
Grupo responsável pela aprovação: Selecione o grupo que será responsável pela aprovação das O.S.
Passos para Configuração
Painel de Configurações:
Acesse a aba “Agendamento Automático” dentro do Painel de Configurações.
Preencha os campos necessários conforme mostrado na imagem (ativar agendamento, horário da execução, grupo de aprovação, etc.).
Selecione as equipes que NÃO devem ter O.S. agendadas automaticamente.
Área de Confirmação:
Quando configurado para aguardar aprovação, as O.S. agendadas automaticamente aparecerão nesta tela com o status "Aguardando".
O operador pode aprovar ou rejeitar as O.S., mudando o status conforme necessário.
Visualização de O.S. não Agendadas:
Acesse Workspace > O.S. > Agenda > Pendentes para visualizar as O.S. que não foram agendadas automaticamente.
As ordens de serviço que não puderam ser agendadas automaticamente aparecem destacadas em amarelo. Isso indica que houve um problema durante o agendamento. Para cada O.S. não agendada, há uma coluna de críticas que detalha o motivo específico pelo qual o agendamento não foi realizado, permitindo uma rápida identificação e correção dos problemas.
Ajustes de Funcionalidade
Reorganização do Cadastro/Edição de Tipo de O.S.
Local: Configurações > Workspace > OS > Painel tipo de O.S
Campos Removidos/Ocultos:
Temperatura mínima
Executar na chuva
Novas Funcionalidades:
Habilidades: Agora, ao criar ou editar um tipo de O.S., é possível exigir habilidades específicas dos técnicos. O sistema informa quantos técnicos possuem essas habilidades. Este campo só aparece se o agendamento automático estiver ativo.
Melhoria:
Exibição da quantidade de técnicos que possuem as habilidades exigidas ao selecionar as habilidades.
Reorganização do Cadastro/Edição de Equipe de O.S.
Local: Configurações > Workspace > OS > Equipe de O.S
Campos Removidos/Ocultos:
Iniciar agendamento automático
Aprovar agendamento automático
Previsão do tempo (INPE)
Reorganização no Cadastro dos Técnicos
Local: Configurações > Workspace > OS > Cadastro de técnicos e colaboradores
Alterações:
Afinidades substituídas por Prioridades de Agendamento: Agora, ao invés de definir afinidades com clientes específicos, os técnicos podem ser configurados para terem prioridades de agendamento com grupos de clientes ou TAGs.
Níveis de Prioridade:
Não agendar: substitui Inimigos, Relacionamento ruim
Indiferente: substitui Pouca afinidade, Neutro
Prioridade de Agendamento: substitui Alguma afinidade, Bom relacionamento, Amigos
Cadastro de Turnos de Trabalho
Local: Configurações > Workspace > OS
Novas Funcionalidades:
Turnos de Trabalho: Adicionado um novo submenu para cadastrar turnos de trabalho. O cadastro dos turnos possui as mesmas informações que são preenchidas no cadastro do técnico.
O operador deve cadastrar os dias da semana e as respectivas horas conforme necessário.
Melhoria:
Os turnos cadastrados ficam preservados e podem ser selecionados tanto na criação quanto na edição dos técnicos.
Considerações
As regras para agendamento manual continuam válidas para o agendamento automático. O diferencial é a automatização, reduzindo a necessidade de intervenção manual e assegurando uma distribuição mais eficiente das ordens de serviço.
Links Úteis
Para mais detalhes sobre o agendamento manual, consulte: Agendamento Manual de Ordens de Serviço
Esta funcionalidade visa otimizar o gerenciamento de O.S., garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma automatizada, porém com a possibilidade de aprovação manual quando necessário, assegurando assim a flexibilidade e o controle sobre o processo.