Novo Gerenciador de Contas a Receber

1. Introdução

O novo Gerenciador de Contas a Receber é uma ferramenta que unifica o antigo gerenciador de contas a receber e as ações realizadas diretamente no painel do cliente para faturas e contas. Com uma interface renovada e mais intuitiva, o novo gerenciador proporciona uma experiência otimizada para os usuários na gestão de recebíveis, permitindo um controle mais eficiente sobre as contas a receber e melhorando o processo de faturamento e cobrança.

2. Acesso ao Gerenciador

Para acessar o Gerenciador de Contas a Receber, siga os seguintes passos:

1. No menu principal, clique em Financeiro.

2. Selecione Gerenciador de Contas a Receber.

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Nota: O novo gerenciador vem desabilitado por padrão. Para habilitá-lo, vá até Configurações > Cadastro Provedor > Gerenciar Módulos > Financeiro > Gerenciador de Contas a Receber e ative o módulo.

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3. Permissões de Acesso

No Gerenciador de Contas a Receber, as permissões de acesso são configuradas para que o administrador possa definir quais ações cada usuário ou grupo de usuários pode realizar. Essas permissões são essenciais para garantir que cada membro da equipe tenha acesso apenas às funcionalidades necessárias para suas tarefas.

Como Configurar as Permissões de Acesso

Para acessar a área de configuração de permissões, siga o caminho:

Configurações > Permissões > Financeiro > Gerenciador de Contas a Receber

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Na tela de permissões, você pode selecionar o grupo de usuários ou o usuário específico ao qual deseja atribuir ou remover permissões. As permissões estão organizadas em três abas, de acordo com as principais áreas do Gerenciador de Contas a Receber:

• Faturas

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• Contas não faturadas

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• E-mail

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Cada aba contém diferentes ações que podem ser habilitadas ou desabilitadas. As ações estão categorizadas em Ações Básicas, Ações em Faturas/Contas/E-mail, Ações em Massa, e Ações de Exportação. Aqui estão algumas das permissões principais que podem ser configuradas:

Principais Permissões Disponíveis

1. Ações Básicas:

   • Visualizar menu de Faturas

   • Mostrar cartões de resumo

2. Ações em Faturas:

   • Liquidar fatura

   • Suspender fatura

   • Adicionar ao SPC

   • Enviar e-mail

   • Estornar fatura

   • Cobrança via cartão de crédito

3. Ações em Massa:

   • Liquidar faturas

   • Estornar faturas

   • Suspender faturas

   • Remover suspensão

4. Ações de Exportação:

   • Baixar faturas

   • Imprimir

5. Ações em Contas Não Faturadas:

   • Editar contas

   • Suspender contas

   • Faturar contas

   • Remover contas

   • Sincronizar assinatura

6. Ações em E-mail:

   • Faturas/Documentos fiscais de envio de e-mail em massa

   • Lotes de fatura de impressão em massa

   • Novo lote de envio de e-mail

O administrador pode marcar ou desmarcar as permissões de acordo com as necessidades operacionais da empresa. Depois de configuradas, é importante salvar as alterações para que as novas permissões entrem em vigor.

4. Visão Geral da Tela

O Gerenciador de Contas a Receber possui três abas principais: Faturas, Contas não faturadas, e E-mail. Cada aba oferece um conjunto específico de funcionalidades para o gerenciamento eficiente de contas a receber, desde a visualização de faturas até o envio de notificações e criação de novas contas.

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Aba de Faturas

A aba Faturas concentra a visualização e gestão das faturas já geradas. Esta seção é ideal para acompanhar o status das cobranças e realizar ações relacionadas ao faturamento. Na parte superior, são apresentados indicadores que fornecem um resumo das informações mais críticas, como:

• Quantidade de faturas vencidas e valor total das faturas vencidas.

• Faturas que vencem hoje e faturas a vencer nos próximos 7 e 30 dias, com seus respectivos valores.

Abaixo desses indicadores, uma tabela exibe as faturas detalhadamente, permitindo ações como liquidar, estornar, enviar notificações por e-mail, e imprimir faturas. A funcionalidade de filtros rápidos permite visualizar faturas por status, como Vencidas, Pendentes, Pagas, etc., facilitando o gerenciamento.

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Aba de Contas Não Faturadas

A aba Contas Não Faturadas é dedicada ao gerenciamento de contas que ainda não foram convertidas em faturas. Isso é essencial para controlar contas a receber antes de transformá-las em documentos financeiros formais. A partir dessa aba, é possível:

• Visualizar e editar contas: Acompanhar detalhes como cliente, valor e vencimento, e realizar ajustes conforme necessário.

• Faturar: Converter uma ou mais contas selecionadas em faturas prontas para cobrança.

• Criar Nova Conta: Uma funcionalidade importante nesta aba é a possibilidade de criar uma nova conta diretamente, agilizando o processo de cadastro e gerenciamento de novos débitos.

• Utilizar ações em massa: Gerenciar múltiplas contas de uma vez, como suspender ou faturar várias contas simultaneamente.

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Aba de E-mail

A aba E-mail centraliza o envio de notificações, documentos fiscais, e boletos, permitindo uma comunicação eficiente com os clientes sobre as cobranças e vencimentos. As principais funcionalidades dessa aba incluem:

• Envio de e-mails em massa: Configuração e envio de notificações para grupos de clientes.

• Impressão de boletos em massa: Gerar lotes de boletos para impressão, agilizando processos administrativos.

• Gerenciamento de Lotes: Visualizar o status de envios e impressões de e-mails e boletos, facilitando o acompanhamento e a tomada de ações corretivas, se necessário.

Nessa aba, o botão "Novo Lote" permite criar rapidamente novos lotes para envio de e-mails ou impressão de boletos, otimizando o tempo e o esforço da equipe de cobrança.

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5. Funcionalidades do Gerenciador

O Gerenciador de Contas a Receber é uma ferramenta robusta que oferece uma série de funcionalidades para facilitar o controle de recebíveis e o acompanhamento financeiro da empresa. Com uma interface intuitiva e organizada em três abas principais — Faturas, Contas Não Faturadas, e E-mail — o gerenciador permite uma gestão eficiente das operações relacionadas às contas a receber.

Principais Funcionalidades Disponíveis

Visualização e Gerenciamento de Faturas

Na aba Faturas, os usuários podem visualizar todas as faturas geradas e seu status atual, como "Pendente", "Pago", "Vencido", "Suspenso", etc. A interface oferece um resumo das faturas vencidas, valores totais a vencer, e faturas que vencem hoje ou nos próximos dias, facilitando o acompanhamento das cobranças.

• Ações como liquidar, estornar, imprimir faturas, enviar notificações por e-mail, e realizar cobranças via PIX ou cartão de crédito estão disponíveis para gerenciamento individual de faturas.

• Ações em Massa são possíveis para agilizar processos como a liquidação, estorno, ou suspensão de múltiplas faturas ao mesmo tempo.

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Visualização e Gerenciamento de Contas Não Faturadas

A aba Contas Não Faturadas concentra o gerenciamento de contas que ainda não foram transformadas em faturas. Isso permite uma gestão antecipada de débitos a serem cobrados.

• Os usuários podem editar contas existentes, converter contas em faturas, e realizar outras ações como suspender ou remover contas.

• Uma funcionalidade chave nesta aba é a possibilidade de criar uma nova conta diretamente, permitindo o cadastro rápido e eficiente de novos débitos, sem a necessidade de navegar para outras áreas do sistema.

• Ações em Massa também estão disponíveis, possibilitando a conversão, suspensão, ou remoção de múltiplas contas de uma só vez.

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Visualização e Gerenciamento de Envio de E-mails e Documentos Fiscais

A aba E-mail oferece recursos para o envio e gerenciamento de notificações, faturas, e documentos fiscais para os clientes. Os usuários podem configurar envios de e-mails em massa para notificar vários clientes simultaneamente sobre cobranças e vencimentos.

• A opção de impressão de boletos em massa está disponível, permitindo a geração de documentos para envio físico ou arquivo.

• Com o botão "Novo Lote", o usuário pode criar novos lotes para envio de e-mails ou impressão de boletos, otimizando o processo e reduzindo o tempo necessário para essas operações.

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4. Filtros e Busca Avançada

   • O gerenciador oferece uma funcionalidade de busca avançada através de um filtro lateral que permite aos usuários localizar faturas e contas específicas usando diversos critérios. Esses critérios incluem:

     • Períodos: Filtragem por vencimento, lançamento e pagamento para intervalos como "Hoje", "7 dias", "15 dias", "30 dias" ou datas personalizadas.

     • Outros Filtros: Filtragem por estado, cidade, empresa, e meio de pagamento.

   • Filtros rápidos estão disponíveis em todas as abas para facilitar a segmentação e visualização das informações desejadas, proporcionando um controle mais ágil.

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5. Exportação de Dados

   • A opção de "Baixar" permite que os usuários façam o download de listas de faturas ou contas não faturadas em diversos formatos, como PDF, XLS, CSV, e até mesmo JPG. Isso é essencial para análises financeiras, auditorias, ou simplesmente para manter registros atualizados.

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6. Ações Detalhadas por Aba

Nesta seção, abordaremos as ações disponíveis em cada aba do Gerenciador de Contas a Receber, detalhando os campos necessários e o fluxo de cada operação até a conclusão. Para começar, vamos descrever as ações de "Liquidar Fatura" e "Estornar Fatura" na aba Faturas.

Ações na Aba de Faturas

1. Liquidar Fatura

A ação de Liquidar Fatura é utilizada para marcar uma fatura como paga no sistema. A seguir estão os campos e etapas necessários para concluir essa ação:

• Campos para Preenchimento:

  • Código: Exibe o código da fatura que está sendo liquidada. Este campo é preenchido automaticamente.

  • Cliente: Nome do cliente associado à fatura. Este campo também é preenchido automaticamente.

  • Valor a Liquidar R$: Insira o valor que será liquidado. O valor padrão é o valor total da fatura.

  • Método de Pagamento: Selecione o método de pagamento utilizado, como "Profile bancária (aguarda conciliação)" ou "Outros (sem integração)".

  • Perfil de Pagamento: Dependendo do método de pagamento escolhido, você deve selecionar um perfil de pagamento específico.

  • Data de Efetivação: Data em que o pagamento foi efetivamente realizado. Preencha o campo com a data correta.

  • Descrição/Observação/Motivo da Liquidação: Campo para adicionar detalhes ou observações sobre a liquidação da fatura.

• Passos para Conclusão:

  1. Preencha todos os campos obrigatórios.

  2. Revise o Histórico da Fatura e as Contas Associadas à fatura, conforme necessário.

  3. Clique em Confirmar para finalizar a liquidação.

  4. Uma mensagem de confirmação será exibida informando que a fatura foi liquidada com sucesso.

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2. Estornar Fatura

A ação de Estornar Fatura permite reverter uma fatura que foi liquidada, devolvendo-a ao status anterior. Abaixo estão os campos e etapas necessários para esta operação:

• Campos para Preenchimento:

  • Código: Exibe o código da fatura que será estornada. Este campo é preenchido automaticamente.

  • Cliente: Nome do cliente associado à fatura. Este campo também é preenchido automaticamente.

  • Data do Estorno: Informe a data em que o estorno deve ser registrado.

  • Origem dos Valores: Selecione de onde os valores do estorno devem ser registrados, como "Conta caixa", "Conta banco", "Conta cofre", etc.

  • Justificativa para o Estorno: Detalhe o motivo pelo qual o estorno está sendo realizado.

  • Conta Caixa, Banco ou Cofre: Dependendo da origem dos valores escolhida, selecione a conta apropriada.

• Passos para Conclusão:

  1. Preencha todos os campos obrigatórios.

  2. Verifique o Histórico da Fatura e as Contas Associadas à fatura para garantir que todos os dados estejam corretos.

  3. Clique em Confirmar para concluir o estorno.

  4. Uma mensagem de confirmação será exibida informando que a fatura foi estornada com sucesso.

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3. Suspender Fatura

A ação de Suspender Fatura é usada para pausar temporariamente a cobrança de uma fatura no sistema. A suspensão pode ser motivada por várias razões, como questões administrativas ou solicitações de clientes. Abaixo estão os campos e etapas necessários para concluir essa ação:

• Campos para Preenchimento:

  • Código: Exibe o código da fatura que será suspensa. Este campo é preenchido automaticamente.

  • Cliente: Nome do cliente associado à fatura. Este campo também é preenchido automaticamente.

  • Motivo da Suspensão: Selecione o motivo pelo qual a fatura está sendo suspensa.

  • Descrição Extra: Campo opcional para adicionar detalhes adicionais ou observações sobre a suspensão da fatura.

• Passos para Conclusão:

  1. Selecione o Motivo da Suspensão a partir do menu suspenso.

  2. Preencha o campo de Descrição Extra com informações adicionais, se necessário.

  3. Revise o Histórico da Fatura e as Contas Associadas para garantir que todos os dados estejam corretos.

  4. Clique em Confirmar para aplicar a suspensão.

  5. Uma mensagem de confirmação será exibida informando que a fatura foi suspensa com sucesso.

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4. Remover Suspensão de Fatura

A ação de Remover Suspensão de Fatura permite reativar a cobrança de uma fatura que foi suspensa anteriormente. Esta funcionalidade é útil quando a situação que motivou a suspensão foi resolvida. Abaixo estão os campos e etapas necessários para esta operação:

• Campos para Preenchimento:

  • Código: Exibe o código da fatura cuja suspensão será removida. Este campo é preenchido automaticamente.

  • Cliente: Nome do cliente associado à fatura. Este campo também é preenchido automaticamente.

  • Observações Adicionais: Campo opcional para inserir comentários ou motivos para a remoção da suspensão.

• Passos para Conclusão:

  1. Preencha o campo de Observações Adicionais para adicionar comentários ou motivos.

  2. Verifique o Histórico da Fatura e as Contas Associadas para confirmar que todos os dados estão corretos.

  3. Clique em Confirmar para remover a suspensão.

  4. Uma mensagem de confirmação será exibida informando que a suspensão da fatura foi removida com sucesso.

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5. Gerar Cobrança PIX

A ação de Gerar Cobrança PIX permite criar um código PIX para uma fatura, facilitando o pagamento rápido e seguro por parte do cliente. Esta funcionalidade agiliza o processo de recebimento, utilizando o sistema de pagamentos instantâneos PIX. Todo o processo é automatizado, exigindo apenas um clique por parte do usuário.

• Descrição do Processo:

  • Todos os campos necessários para a geração do PIX, como Fatura, Descrição, Vencimento, Valor R$, Desconto R$, Multa R$, Acréscimo R$, Dias de Atraso, e Valor Reajustado, são preenchidos automaticamente com base nas informações da fatura selecionada.

  • O usuário apenas visualiza as informações para verificar se estão corretas antes de confirmar a operação.

• Passos para Conclusão:

  1. Na tela de Gerar Cobrança PIX, verifique se as informações preenchidas automaticamente estão corretas.

  2. Clique em Confirmar para prosseguir.

  3. Caso não exista um código PIX previamente gerado para essa fatura, o sistema exibirá uma mensagem indicando isso e perguntando se deseja criar um novo código. Clique em Confirmar.

  4. Após a confirmação, o sistema gera o código PIX e exibe um QR Code para pagamento. O QR Code pode ser escaneado pelo cliente utilizando o aplicativo bancário.

  5. Além disso, o usuário tem a opção de Enviar por e-mail o código ou Copiar código manualmente para compartilhar com o cliente.

  6. Uma mensagem de sucesso será exibida informando que a cobrança PIX foi gerada com sucesso.

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6. Enviar E-mail

A ação de Enviar E-mail permite ao usuário enviar comunicações diretamente para clientes a partir do gerenciador de contas a receber. Essa funcionalidade pode ser usada para enviar notificações de cobranças, documentos fiscais, ou qualquer outra comunicação necessária. Existem duas opções principais para envio: criar um novo e-mail do zero ou usar um modelo de e-mail existente.

• Descrição do Processo:

  O processo de envio de e-mail oferece duas opções:

  • Novo E-mail: Permite criar um e-mail personalizado com um título, corpo de mensagem e anexos específicos.

  • Usar Modelo de E-mail Existente: Permite escolher um modelo de e-mail pré-configurado, que pode ser selecionado de uma lista de modelos disponíveis.

• Passos para Conclusão:

  Opção 1: Novo E-mail

  1. Selecione a opção Novo E-mail.

  2. Preencha os seguintes campos:

     • Data: A data do envio do e-mail (preenchido automaticamente).

     • Operador: Nome do operador que está enviando o e-mail (preenchido automaticamente).

     • Cliente: Nome do cliente para quem o e-mail será enviado (preenchido automaticamente).

     • E-mail de Destino: Informe o e-mail do destinatário.

     • E-mail em Cópia: (Opcional) Adicione e-mails que devem receber uma cópia da comunicação.

     • Título: Título do e-mail.

     • Mensagem: Corpo do e-mail com a possibilidade de formatação de texto.

  3. Use o botão Coringas para inserir informações dinâmicas, como nome do cliente, número da fatura, etc.

  4. Se necessário, salve o e-mail como um modelo para uso futuro clicando em Salvar como modelo de e-mail.

  5. Clique em Enviar para concluir o envio.

  Opção 2: Usar Modelo de E-mail Existente

  1. Selecione a opção Usar Modelo de E-mail Existente.

  2. Escolha um modelo de e-mail a partir da lista de modelos disponíveis.

  3. Revise o conteúdo do modelo selecionado para garantir que ele corresponda à necessidade de comunicação.

  4. Clique em Aplicar para preencher automaticamente o e-mail com o modelo escolhido.

  5. Clique em Enviar para enviar o e-mail.

• Anexar Documentos ao E-mail:

  • O usuário pode anexar documentos fiscais ou outras faturas ao e-mail utilizando a opção de anexos. Basta selecionar os documentos desejados na tela de Anexar Documento e clicar em Anexar para incluí-los no e-mail.

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7. Anexar Documentos

A ação de Anexar Documentos permite adicionar arquivos às faturas, facilitando a inclusão de documentos relevantes, como comprovantes de pagamento e documentos fiscais, diretamente no sistema. Esta funcionalidade melhora a organização e o acesso a informações importantes, proporcionando uma visão clara e centralizada dos dados relacionados a cada fatura.

• Descrição do Processo:

  • O usuário pode adicionar arquivos diretamente na aba de faturas ao selecionar uma fatura específica e clicar na opção de "Anexos". A interface de anexos permite que o usuário realize o upload de até 5 arquivos de uma vez, cada um com um limite máximo de 20MB.

  • Após o upload, os anexos aparecem na seção "Galeria", onde o usuário pode visualizar, editar ou excluir os arquivos conforme necessário.

• Passos para Conclusão:

1. Na tela de Anexar Documentos, clique em uma fatura e selecione a opção "Anexos" no menu de ações.

2. Na interface de anexos, clique ou arraste os arquivos desejados para a área de upload indicada. Certifique-se de que o número de anexos não exceda o limite de 5 arquivos e que cada arquivo tenha no máximo 20MB.

3. Após o upload, os arquivos aparecerão na seção "Galeria". Passe o cursor sobre um arquivo para ver as opções disponíveis, como Ver detalhes.

4. Clique no botão de menu (três pontos) em qualquer anexo para acessar as opções de Baixar anexo, Editar anexo, ou Excluir anexo conforme necessário.

5. Após revisar e gerenciar os anexos conforme desejado, clique em Salvar anexos para concluir o processo.

6. Uma mensagem de sucesso será exibida confirmando que o anexo foi adicionado com sucesso.

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8. Imprimir Fatura

A ação de Imprimir Fatura permite que o usuário visualize e imprima a fatura selecionada diretamente do sistema. Este recurso é essencial para manter registros físicos ou fornecer cópias das faturas para clientes e outras partes interessadas.

• Descrição do Processo:

  • Ao selecionar uma fatura e clicar na opção "Imprimir Fatura" no menu de ações, o sistema abre uma visualização em PDF da fatura.

  • Na tela de visualização, o usuário pode optar por imprimir a fatura diretamente ou salvar o arquivo em formato PDF para impressão futura.

• Passos para Conclusão:

1. Na aba de Faturas, selecione a fatura desejada e clique no ícone de três pontos para abrir o menu de ações.

2. No menu de ações, clique na opção Imprimir Fatura.

3. O sistema abrirá uma nova janela ou aba do navegador com a visualização da fatura em formato PDF.

4. Revise a fatura na visualização em PDF para garantir que todos os detalhes estão corretos.

5. Na janela de visualização, selecione a impressora desejada no campo Destino ou escolha "Salvar como PDF" se quiser salvar o arquivo.

6. Clique no botão Imprimir para iniciar o processo de impressão ou Cancelar se não desejar imprimir.

7. Após a impressão, feche a janela de visualização para retornar ao gerenciador.

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9. Adicionar ao SPC

A ação de Adicionar ao SPC permite incluir uma fatura no controle do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC). Esta funcionalidade é utilizada para notificar o SPC sobre uma fatura não paga, de modo que o cliente associado seja registrado no sistema de crédito, auxiliando na gestão de inadimplência.

Descrição do Processo:

• Ao selecionar a ação Adicionar ao SPC, o sistema exibe uma tela com os detalhes da fatura e informações adicionais para revisão.

• Os campos Fatura, Vencimento, Cliente associado à fatura, Valor da parcela, e Operador do Cadastro são preenchidos automaticamente com base nas informações da fatura selecionada.

• O campo Observações gerais permite ao usuário adicionar comentários adicionais antes de prosseguir.

Passos para Conclusão:

1. Na tela de Adicionar ao SPC, verifique se as informações preenchidas automaticamente estão corretas.

2. Caso necessário, insira qualquer informação adicional no campo Observações gerais.

3. Clique em Confirmar para continuar.

4. Uma mensagem de confirmação será exibida, informando que a fatura selecionada será inserida automaticamente no controle do SPC. Clique em Confirmar novamente para proceder.

5. Após a confirmação, o sistema adicionará a fatura ao controle do SPC e uma mensagem de sucesso será exibida na tela indicando que a fatura foi adicionada ao SPC com sucesso.

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