Gerenciador de Cobranças
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Índice
Pré-Requisitos
Possuir Categorias de Acordos cadastrados
Acesso: Configurações → Menu Financeiro → Submenu Cobrança - Categorias de Acordo
Na Régua de Configuração possuir o evento 'Encaminhar para o sistema de cobrança'
Saiba mais sobre configuração de Réguas em Réguas de Configuração
Existir Contratos associados á Réguas de Configurações que possua o evento 'Encaminhar para o sistema de cobrança'
Saiba mais sobre a criação de contratos em [Para Publicação] [incluir tabela de revisão] Gerenciador de Cobranças
Configuração para processos especiais - Definir se o sistema permitirá realizar alterações sobre faturas que possuam remessa ou documentos gerados
Saiba mais em Configurações para processos especiais
Painel de Cobranças
ACESSO: Módulo Financeiro → Menu Gerenciador de Cobranças
Neste painel será possível realizar o controle das faturas que deverão entrar para o processo de cobranças e onde será feita a gestão destas cobranças.
O gerenciamento está disposto em 10 painéis, cada um deles será explicados abaixo:
Clientes classificados para a área de cobrança, sem nenhum contato inicial
Cobranças em contato
Cobranças que aguardam negociação
Faturas pendentes de liquidação e com proposta de acordo
Cobranças que estavam em acordo ou proposta e foram efetivadas.
Acordos não cumpridos até o prazo.
Clientes classificados para a área de cobrança
No primeiro painel do gerenciador de cobrança teremos os 'Clientes classificados para a área de cobrança'
Aqui serão listados todos os cliente que possuem faturas inadimplentes a mais de "X" dias (O número de dias estará definido nas Réguas de Configurações através do evento 'Encaminhar para o sistema de cobrança').
Exemplo: Neste exemplo, os cliente que possuírem 10 ou mais dias de inadimplência em alguma fatura será listado no painel de 'Clientes classificados para a área de cobrança'.
Saiba mais sobre Régua de configuração em Réguas de Configuração
Neste painel o operador poderá utilizar as seguinte ferramentas
Abrir detalhes das cobranças (Visualizar faturas disponíveis para acordo)
No painel dos classificados, para entrarem no processo de cobrança o usuário poderá visualizar quais foram as faturas que o classificou para tal processo, basta clicar sobre o cliente no painel e em seguida no botão 'Abrir detalhes das cobranças do cliente selecionado' ou clicar duas vezes na linha da grade.
Dar inicio ao processo de cobrança
Após abrir a tela onde há a listagem das faturas inadimplentes, o usuário poderá escolher quais delas entrarão para o processo de cobrança. Basta selecionar as faturas e clicar no botão 'Dar início ao processo de cobrança para as faturas selecionadas'.
O sistema solicitará um confirmação para o inicio do processo.
Ao dar inicio ao processo, as faturas selecionadas sairão desta listagem e passarão para o painel 'Cobranças em contato'
Observação
A definição de inicio nesta parte do processo significa que tais faturas do cliente foram definidas para um processo de cobrança, ou seja, ainda não foi iniciadas de fato.
Executar manualmente o classificador de faturas em cobrança (rotina de classificação de cobrança)
A rotina que define a classificação dos clientes para o processo de cobrança é executada todos os dias às 07:00 da manhã, porém o usuário poderá executar manualmente quando preferir através do botão 'Executar manualmente o classificador de faturas em cobrança.' localizado no canto inferior direito do painel
Está função atualizará a listagem dos clientes no painel
Atualizar grade
Apenas irá atualizar as informações da grade.
Cobranças que aguardam negociação (cobranças em contato)
Quando as faturas são selecionadas e iniciadas em um processo de cobrança, o cliente passará a ser listado no painel 'Cobranças em contato'.
Este painel tem o objetivo de listar todos o cliente que possuem um processo de cobrança definido que precisam ser executado.
Neste painel o operador poderá utilizar as seguinte ferramentas
Confirmar inicio ao processo de cobrança
Para que o processo seja iniciado, o usuário deverá confirmar a execução do processo selecionando o cliente no painel e clicando no botão 'Iniciar processo de cobrança'.
O sistema solicitará um confirmação para o inicio do processo.
Ao confirmar o inicio do processo, o cliente selecionado saíra desta listagem e passará a ser listado no painel 'Cobranças que aguardam negociação'.
Além disso, uma conta de cobrança será criada para o cliente, onde tudo será gerenciado.
Observação
Cada cliente terá apenas uma conta de cobrança associado. Caso posteriormente novas faturas do cliente entrem no processo de cobrança, a conta já estará criada, as novas faturas apenas serão adicionadas.
Atualizar grade
Apenas irá atualizar as informações da grade.
Cobranças que aguardam negociação
No painel de 'Cobranças que aguardam negociação' serão listados todos os cliente que possuem processo de cobranças confirmados para serem iniciados
Neste painel o operador poderá utilizar as seguinte ferramentas
Visualizar conta para negociação
Para iniciar então a negociação das faturas pendente com o cliente, selecione o cliente no painel e clique no botão 'Abrir conta de negociação'
O sistema abrirá uma tela onde será feita todas as atividades do processo de cobranças.
As atividades estão dispostas em 10 abas, cada uma delas será explicada a seguir
Faturas que aguardam geração de acordos
Na aba de 'Faturas que aguardam geração de acordos' serão listadas todas as faturas que foram selecionadas lá no primeiro painel ''Clientes classificados para a área de cobrança'', ou seja, as faturas que foram escolhidas para participar do processo de cobrança.
Nesta aba o operador poderá utilizar as seguinte ferramentas
Fazer Acordo
Para realizar os acordos das faturas, selecione umas ou mais faturas na grade e clique no botão 'Fazer Acordo'
Será aberta uma tela para o cadastro do acordo, o cadastro é dividida em 2 partes.
A primeira listará as faturas selecionadas com as seguintes informações
Código da Fatura
Data de Vencimento da Fatura
Informação sobre a Fatura - aqui terá informações sobre a autorização da fatura para entrar no processo de cobrança. A fatura poderá ser
Autorizada
Não autorizada quando
A fatura já estiver sido liquidada
A fatura estiver suspensa
A fatura estiver sido excluída
Como Documento Fiscal ou Remessa gerada - A autorização dessas situação poderão ser configuradas em Autorizações para processos especiais
Descrição da Fatura
Numero de Cobrança
Valor da fatura
Ao clicar no botão para seguir para a próxima tela, teremos a segunda parte, onde será definida a proposta financeira do acordo.
O usuário terá que informar:
Tipo de acordo
Sem alteração da proposta de cobrança - Neste caso, os valores das faturas selecionadas não serão alterados. Apenas será definido:
Data de tolerância - Data máxima de tolerância para a liquidação dos débitos
A data deverá ser superior a data atual
Categoria do Acordo - as opções de categorias do acordo poderão ser cadastradas em Configurações → Menu Financeiro → Submenu Cobrança - Categorias de Acordo
No caso de 'Sem alteração da proposta de cobrança' basta clicar no botão 'Efetivar Proposta de Acordo' para finalizar o cadastro
Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais - Neste caso, as faturas selecionadas passaram a ser desconsideradas e uma nova fatura será criada aplicando os seguintes dados que deverão ser informados pelo usuário:
Atenção
Ao aplicar encargos, descontos, acréscimos ou multas, uma nova fatura será gerada.
Em faturas parceladas, os encargos, honorários e multas terão um lançamento único, enquanto que os outros valores serão por parcela.
No caso de 'Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais' teremos um ou mais passos a mais na definição do acordo. Ao clicar no 'Next' o usuário terá que informar:
Marque o check 'Confirma geração dessa nova fatura?' para dar ciência ao procedimento e clique no botão 'Efetivar Proposta de Acordo' para finalizar o cadastro
Ao finalizar, as faturas envolvidas no acordo não serão mais listadas na primeira aba 'Faturas que aguardam geração de acordos', serão listadas agora na aba 'Acordos em andamento desta conta' (Penúltima aba que será explicada à frente)
Pronto, o acordo foi criado, agora teremos que acompanhá-lo.
Clique no botão para ir para a próxima tela. O sistema irá realizar uma pré geração das parcelas de acordo ao Valor Final (R$) e o número de parcelas definido.
O operador poderá realizar alterações sobre cada parcela, selecionando-a e clicando no botão 'Editar'
Atenção
Ao realizar alterações nas parcelas fique atentos ao valor total. O valor total das parcelas deve corresponder ao valor total do acordo.
Vale ressaltar que os encargos terão uma lançamento único, enquanto que os outros valores serão por parcela.
Exemplo:
Aplicando um Encargo de R$ 5,00, apenas será aplicado na primeira parcela.
Aplicando um honorário de R$ 10,00, o valor do honorário será aplicado apenas na primeira parcela
Aplicando um desconto de R$ 10,00, o valor do desconto será distribuído pelas parcelas
Aplicando uma multa de de 5%, o valor do multa será aplicado apenas na primeira parcela
Aplicando um acréscimo de 5%, o valor do acréscimo será distribuído pelas parcelas
Lembrando que no caso de 'Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais' , as faturas anteriores serão desconsideradas e uma nova fatura será criada.
Vale observar que a aplicação das porcentagens de multa, acréscimo e descontos são aplicadas pelo valor total das faturas selecionadas para o acordo
Será possível realizar a impressão das faturas, selecionando a fatura no painel e clicando no botão 'Imprimir'.
Gerando acordos para clientes que tem desconto para pagamento em dia no contrato 🆕
Recurso disponível a partir da release nº 65, quando for selecionado o tipo de acordo Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais então uma nova opção vai ficar disponível:
Manter descontos vinculado ao contrato - por padrão desabilitado define o comportamento quando o cliente tem desconto para pagamento em dia associado em seu contrato:
ao habilitar o desconto vinculado ao contrato do cliente será aplicado também na fatura do acordo
se desabilitado a nova fatura gerada pelo acordo não terá nenhum desconto
A configuração para definir o comportamento do desconto do contrato só fica visível quando a opção de suspender as faturas originais estiver desativada. Quando a suspensão automática está ativa o acordo não considera o desconto. Saiba mais sobre esta configuração em Suspensão automática de faturas quando é realizado acordo com alteração da proposta
Histórico de Cobranças
Na segunda aba, temos as informação de Histórico da Cobrança, onde serão listadas todos as ações realizadas.
Exemplo 01: Ao confirmar a inicialização de um processo de cobrança, será registrado no histórico:
A inicialização da conta de cobrança
E a inserção de cada fatura que foi selecionada para participar do processo
Exemplo 02: Veja abaixo um exemplo do registro de histórico de um acordo feito com o tipo "Sem alteração da proposta de cobrança" e outro feito com o tipo "Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais"
Histórico de Contas de Cobranças
Na terceira aba, temos as informação de Histórico das Faturas que entraram no processo de cobrança, onde serão listadas todos as ações realizadas.
Exemplo: Vejam como são registradas abaixo
Relação de Comentários
Na quarta aba teremos a relação de comentários relacionados à conta de cobrança do cliente.
Perceba que, diferente das outras abas mostradas até aqui, esta abre uma sub-aba com a relação dos comentários.
Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais.
Nesta sub-aba será possível visualizar os comentários existentes e criar novos comentários.
Para criar novos comentário clique no botão 'Inserir comentários ou registros de contato'
Para criar um novo comentário o usuário deverá informar:
Tipo do Contato
Ativo - Para quando o operador liga para o cliente
Reativo - Para quando o cliente entra em contato com o provedor
Meio de Contato - Meio pelo qual foi feito o contato
Responsável (Cliente) - Responsável pelo contato pelo lado do cliente
Categoria Contato - Categoria do Contato
Assunto - Assunto identificativo do contato
Informações - Detalhes sobre o contato
O usuário terá que confirmar o comentário para que o cadastro seja efetivado.
Para visualizar um comentário, clique sobre o comentário na grade e clique no botão 'Visualizar comentário ou contato'
Arquivo de Documentos Anexados
Na quinta aba teremos a relação de anexos relacionados à conta de cobrança do cliente.
Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação dos anexos.
Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais.
Nesta sub-aba será possível gerenciar os anexos, clique no botão 'Gerenciar Anexos' 
Arraste ou clique na área indicada para escolher o arquivo para upload.
Ao clicar no botão 'voltar' no canto inferior direito da tela, será exibido todos os anexos da conta de cobrança do cliente.
Para adicionar mais anexos, basta clicar no botão 'Novo Anexo' e seguir o mesmo procedimento descrito acima
Ainda será possível realizar a manutenção destes anexos clicando no botão 'Manutenção de arquivos enviados' no canto inferior direito da tela
Ao clicar sobre cada anexo, o usuário poderá (botões localizados no no canto inferior direito da tela):
Alterar sua descrição: Basta editar o campo 'Descrição anexo' e clicar no botão 'Alterar descrição da imagem';
Fazer o download do arquivo: Basta clicar no botão 'Download do arquivo';
Excluir arquivo: Basta clicar no botão 'Excluir Arquivo';
Emails enviados ao cliente da conta
Na sexta aba teremos a relação de e-mails enviados ao cliente e que estão relacionados à conta de cobrança
Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação dos e-mails
Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais.
Nesta sub-aba será possível enviar emails através do botão 'Novo Email'
O usuário deverá informar:
Data/Hora - Data e hora atual (apenas leitura)
Operador - usuário logado (apenas leitura)
Cliente - Cliente relacionado à cobrança (apenas leitura)
Emails destino - Separe os emails por vírgulas
Destinos em Cópia - Separe os emails por vírgulas
Título do Email
Corpo do Email - Mensagem que será enviada
O corpo do e-mail além de ser livre, poderá ser definido por modelos de emails pré-cadastrados;
Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa';
Basta selecionar o modelo desejado e clica no botão 'voltar'.
Checkbox 'Deseja salvar este e-mail como modelo...?'
Caso este check seja marcado, o titulo e o corpo do e-mail serão salvos como 'Modelo de Email'
Os modelos de e-mail poderão ser verificados através do botão com a 'Lupa'
Anexos
No botão com o 'clip' levará a uma tela como as faturas do cliente, o usuário então terá que selecionar as faturas que deseja enviar para o e-mail do cliente
Confirmação da operação
O usuário deverá marca o checkbox 'Tem certeza que deseja enviar este e-mail agora?' para que o envio do e-mail seja realizado
Observação
O envio de email aqui terá um comportamento similar ao envio de notas, veja mais informações em [Para Publicação] [incluir tabela de revisão] Gerenciador de Cobranças
SMS e Mensagens Eletrônicas
Na sétima aba teremos a relação de SMS enviados ao cliente e que estão relacionados à conta de cobrança
Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação das mensagens
Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais.
Nesta sub-aba será possível enviar SMS ou Mensagens Eletrônicas (APP) ao cliente, clique no botão 'Enviar Mensagem Eletrônica ou SMS'
O usuário deverá informar:
Tipo de Envio
SMS -
Para ser possível o envio de SMS, deverá existir configurado no MK 3.0 uma operadora de envio.
Esta configuração é feita em Configurações → Menu Cadastro de Provedor → Sub-Menu Provedor → Aba Configurações → Seção SMS Config
Para opção de SMS o usuário deverá informar o Numero Destino (Para enviar para mais de um celular, basta separa-lo por vírgula.)
O sistema irá sugerir o celular do cadastro do cliente
Mensagem Eletrônica (APP) - Esta opção irá enviar uma notificação para o SAC Plus do cliente
O usuário deverá ter o SAC Plus em seu celular e está logado para receber a notificação. O aplicativo não precisará estar aberto
Mensagem - Mensagem que será enviada. SMS geralmente tem um bloqueio de 160 caracteres, dependendo de cada gateway.
Observação - Observações adicionais que serão documentadas na conta de cobrança.
O usuário terá que confirmar o envio para que o procedimento seja efetivado
Tarefas anexadas á esta Atividade de Cobrança
Na oitava aba teremos a relação de tarefas que estão relacionados à conta de cobrança.
Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação das tarefas.
Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais.
Neta sub-aba será possível, criar novas tarefas, visualizar/editar, cancelar e finalizar tarefas.
Para criar uma nova tarefa, clique no botão 'Criar nova tarefa para esta cobrança'
O usuário terá que informar
Titulo da tarefa
Data/Hora Agendada
Operador Designado
Descrição
O usuário terá que confirmar o cadastro para que o procedimento seja efetivado
Ao criar a atividade, esta aparecerá no Workspace- Home do operador designado com a tag 'Cobrança' [Módulo Workspace → Menu Workspace - Home]
Para visualizar/editar a tarefa, selecione a tarefa na grade e clique no botão 'Visualizar o Editar tarefa'
Caso necessário, o usuário poderá realizar alterações e efetivar a alteração
Para cancelar a tarefa, selecione a tarefa na grade e clique no botão 'Cancelar tarefa selecionada'
Para cancelar a tarefa, o usuário deverá descrever o Motivo do cancelamento e confirmar o cancelamento para a efetivação do procedimento
Para concluir uma tarefa, selecione a tarefa na grade e clique no botão 'Marca tarefa como concluída'
Para finalizar a tarefa o usuário deverá informar:
Operador que finalizou
Data/Hora fim
Observações/Considerações de execução
O usuário deverá confirmar a conclusão para o procedimento ser efetivado
Observação
Em casos de Cancelamento e Conclusão das tarefas, estas aparecerão no Workspace- Home como finalizadas
As ações feitas dentro do Workspace-home também serão refletidas dentro do gerenciamento de cobranças
Acordos em Andamento desta conta
Na nona aba teremos a relação dos acordos criados lá na primeira aba e que ainda estão pendentes.
Perceba que esta aba abre uma sub-aba organizadas em outra 5 abas. Cada uma será explicada a seguir
Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais.
Acordos em Andamento desta conta
Nesta aba serão listados os acordos do cliente criados na primeira aba 'Faturas que aguardam geração de acordos'
No exemplo da imagem abaixo:
O acordo 100 foi gerado através de uma unica fatura em um acordo do tipo 'Sem alteração da proposta de cobrança' e
O acordo 101 foi através de duas faturas em um acordo do tipo 'Gerar nova proposta a partir de descontos e taxas adicionais'
Ou seja, as duas faturas anteriores foram excluídas e uma nova foi criada com um novo valor
Relação de faturas participantes da proposta de acordo
Nesta aba serão listas todas as faturas do cliente que estão participando dos acordos listados na aba anterior.
Neste exemplo abaixo temos uma fatura por acordo.
Mas poderá existir casos em que exista mais de uma fatura por acordo. São os casos em que mais de uma fatura é selecionada para gerar um acordo do tipo 'Sem alteração da proposta de cobrança'.
O usuário terá apenas a ferramenta para impressão disponibilizada nesta aba .
Imprimir
O usuário poderá imprimir selecionando a fatura na grade e clicando no botão 'Imprimir'.
Faturas deste acordo que aguardam a liquidação
Nesta aba serão listadas as fatura do cliente pertencentes a acordos e que ainda não foram liquidadas.
Adicionar fatura no controle do SPC
O usuário poderá adicionar as faturas pendentes de um acordo em um registro de SPC do sistema. Selecione a fatura na grade e clique no botão 'Adicionar Fatura no Controle SPC'.
O usuário deverá informar:
Detalhes e informações pertinentes a este registro
O usuário terá que confirmar o registro para que o procedimento seja realizado
Atenção
O registro do cliente no SPC aqui efetuado é apenas um registro para controle interno. Para o provedor realizar o registro de fato ele terá realizar o cadastro no próprio Sistema do SPC
Imprimir
A fatura poderá ser impressa da mesma forma que explicado para a aba anterior.
Editar Fatura
Saiba mais sobre Editar Fatura em Painel de Fatura a Receber.
Faturas do acordo que estão em atraso com a data de tolerância definida
Nesta aba serão listadas as faturas do cliente ainda pendentes e que passaram da data de tolerância definida no momento da criação do acordo de tais faturas.
Adicionar fatura no controle do SPC
O usuário poderá adicionar o cliente no registro do SPC da mesma forma que foi explicado para a aba anterior.
Imprimir
A fatura poderá ser impressa da mesma forma que explicado acima
Faturas do acordo que já foram liquidadas
Nesta aba serão listadas as faturas do cliente pertencentes a acordos e que já foram liquidadas
Conexões deste Cliente
Na décima aba teremos a relação das conexões do cliente.
Perceba que esta aba abre uma sub-aba com a relação das conexões.
Clicando no botão 'Voltar' no canto superior direito da tela retorna para as abas normais.
Nesta sub-aba o usuário poderá:
O funcionamento do bloqueio e desbloqueio é semelhante ai explicado em 1.3 - Bloquear e Desbloquear Conexões
Faturas pendentes de liquidação e com proposta de acordo
Neste painel serão listadas todas as faturas que pertencerem a acordos de todos os clientes e que ainda não foram liquidadas
Abrir conta para Negociação
Neste painel o usuário poderá também acessar a tela de negociação e realizar os mesmo procedimentos explicados anteriormente.
Lembrando que o usuário terá selecionar a fatura no painel e clicar no botão 'Abrir conta de negociação'
Adicionar fatura no controle do SPC
Também será possível, através deste painel, registrar o cliente no SPC, também da mesma forma que explicado anteriormente.
Lembrando que o usuário terá que selecionar a fatura no painel e clicar no botão 'Adicionar fatura selecionar no SPC'
Cobranças que estavam em acordo ou proposta e foram efetivadas
Neste painel serão listadas todas as faturas que pertencerem a acordos de todos os clientes e que já foram liquidadas.
Acordos não cumpridos até o prazo
Neste painel serão listadas todas as faturas que pertencerem a acordos de todos os clientes e que ainda não foram liquidadas e que passaram da data de tolerância definida na criação do acordo.
Adicionar fatura no controle do SPC
Também será possível, através deste painel, registrar o cliente no SPC, também da mesma forma que explicado anteriormente.
Lembrando que o usuário terá que selecionar a fatura no painel e clicar no botão 'Adicionar fatura selecionar no SPC'
Faturas Cadastradas em SPC
Neste painel serão listadas todas as faturas que pertencerem a acordos e que foram adicionadas ao registro de SPC do sistema e que ainda estão pendentes de resolução.