Gerenciamento de Contas a Pagar

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Last updated: jul. 02, 2020
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Índice

Visão Geral

O gerenciador de contas a pagar possibilitará o controle de todas as despesas do Provedor.  Neste local podem ser realizadas todas as operações necessárias para este controle, como inserir, editar, suspender, excluir e liquidar contas a pagar. Além de gerar relatórios de pagamentos realizados e previstos. Este painel é indicado para os responsáveis pelos pagamentos do provedor.

Dica

Você poderá ter a gestão das despesas do provedor utilizando o plano e contas e centro de custos. De forma rápida e intuitiva visualizará onde seu provedor esta gastando mais, definir orçamentos para diferentes seguimentos e tomar as decisões necessárias para o sucesso do seu Provedor! Veja mais em Centro de custos.

Pré-Requisito 

  • Possuir um plano de contas com unidades de débito cadastradas:
    • Acesso: Módulo Configurações → Menu Financeiro → Submenu Configurações de Plano de Contas
      Saiba mais sobre esta configuração em Configurações de Plano de contas.
  • Possuir o cadastro de fornecedores 
    • Acesso: Módulo Estoque → Estoque Home → Relação de fornecedores e/ou em Workspace → Pessoas ou Empresas
      Sabia como realizar o cadastro de fornecedor em Cadastro de Pessoas ou Empresas  

Conhecendo os Painéis do Gerenciador de contas a pagar

ACESSO: MÓDULO Financeiro → Menu Gerenciador de contas a pagar

No Gerenciador de Contas a Pagar temos os seguintes painéis: 

Faturas pagas. (últimos 30 dias)

Faturas pendentes

Contas excluídas. (últimos 30 dias)

Relação de contas a pagar

Área de cadastro e gerenciamento de parcelamentos

Templates de informações sintéticas

Pesquisa avançada


Cada um deles será detalhado a seguir: 

Faturas pagas (últimos 30 dias)

Neste painel consulte as faturas pagas nos últimos 30 dias, independente do meio de pagamento utilizado. 

Dica

É possível realizar filtros nas colunas de acordo com a necessidade, por exemplo, para filtrar as contas pagas hoje na coluna "Pago em" filtre a data de Hoje.

Ferramentas disponibilizadas 

No painel de Faturas Pagas teremos as seguintes ferramentas: 

Relatório de contas a pagar

Redimensionar centro de custos da fatura selecionada

Estorno das faturas selecionadas

Estorno parcial da fatura selecionada

Atualizar painel

Cada ferramenta será explicada a seguir:

Histórico da Fatura 

Ao clicar duas vezes sobre a fatura é possível verificar o seu histórico com as operações realizadas sobre a fatura, assim como datas e informações de quem realizou.

Ao clicar duas vezes sobre um evento do histórico é possível visualizar maiores detalhes 

Relatório de contas a pagar

Clique na ferramenta "Relatório de contas a pagar" para gerar um PDF das contas a pagar, de acordo com os filtros disponibilizados.

O operador terá as seguintes opções de filtro: 

  • Data inicial e final de vencimento 
  • Agrupamento - o operador poderá optar por agrupar as informações do relatório por 
    • Nome da conta
    • Empresa
    • Fornecedor
    • Liquidação
    • Vencimento
  • Liquidado SIM/NÃO
  • Data Inicial e final de liquidação 
  • Data Inicial e final de lançamento

Clique em 'Visualizar' para gerar o PDF. 

Atualizar Painel

Para atualizar a relação de faturas listadas poderá ser utilizada a ferramenta destacada na imagem abaixo.

Estorno de faturas pagas

Saiba mais sobre esta ferramenta em Estorno.

Estorno de liquidação parcial de faturas pagas 

Saiba mais sobre esta ferramenta em Estorno parcial.

Redimensionar centro de custos

Esta opção será utilizada caso ocorra alguma alteração do valor da fatura a pagar. 

Para que os valores do centro de custos sejam atualizados com base no novo valor total.

Exemplo: Uma fatura inicialmente possui um valor de R$ 100,00 dimensionado nos centros de custo na imagem abaixo. 

O detalhamento do dimensionamento dos centro de custo poderá ser visualizada no Histórico da Conta (Menu Gerenciador de contas a pagar → Painel Relação de contas a pagar → Clique duplo sobre a conta → Aba Dimensões da conta)

Alterando o valor da fatura para R$ 200,00, verifique no Histórico da Conta que o valores foram redimensionados  

Verifique também que no Histórico da Fatura havendo o registro do evento do redimensionamento (Gerenciador de contas a pagar → Painel Relação de faturas pendentes → Clique duplo sobre a fatura)

Observação

No momento em que é realizada a alteração do valor da fatura o redimensionamento já é realizado. 

Esta ferramenta deverá ser utilizada nos casos em que a alteração do valor foi feita anteriormente e que o redimensionamento não foi aplicado. 

Para Redimensionar, selecione a fatura no painel e clique no botão 'Redimensionar'

Faturas pendentes

Neste painel são listadas todas as faturas a pagar pendentes (status pendente, suspenso e pagamento programado), assim como incluir e realizar operações sobre as faturas já lançadas.

A seguir iremos conhecer como realizar estas operações:

Ferramentas disponibilizadas 

No painel de Faturas Pendentes teremos as seguintes ferramentas: 

Relatório de contas a pagar

Adicionar Fatura

Alterar Fatura

Remover Fatura

Suspender Fatura

Remover suspensão de Fatura

Pagar integralmente a fatura

Liquidação parcialmente da fatura selecionada

Estonar parcial da fatura selecionada

Redimensionar centro de custos da fatura selecionada

Atualizar relação de registros


Suspensão de fatura a pagar

Esta ferramenta pode ser utilizada para suspender faturas lançadas, em casos em que o pagamento não será mais realizado, possibilitando que a qualquer momento seja removida a suspensão.

Para realizar a suspensão de uma fatura a pagar, selecione a fatura e clique na ferramenta indicada na imagem.

Operador deverá informar: 

  • Motivo da suspensão - 
    • O usuário poderá utilizar apenas os motivos de suspensão pertencentes ao seu grupo de usuários
    • Saiba mais sobre o cadastro de suspensão em  Cadastro de Suspensão 
  • Descritivo Extra - Observações sobre o motivo da suspensão 

Marque o check "Tem certeza que deseja suspender a fatura agora?" para confirmar o procedimento e clique no botão 'Finalizar'

Pronto! O status da fatura será alterado para Suspensa.

Observação

  •  Essa faturas já suspensas, liquidadas ou excluídas não poderão sofrer suspensão

Remover suspensão de fatura

Caso uma fatura esteja suspensa, é possível remover a suspensão utilizando a ferramenta abaixo. Utilizando esta ferramenta a fatura ficará com o status de pendente.

Para remover a suspensão, selecione a fatura desejada e clique na ferramenta indicada, após basta confirmar a operação, selecionando a caixa no canto inferior esquerdo e efetivar a remoção da suspensão.

Editar a fatura a pagar

Para editar selecione a fatura desejada e clique na ferramenta indicada na imagem.

Será aberta uma janela com dados gerais da fatura, avançando para a próxima etapa deve ser selecionado qual a informação que será alterada e informar o novo conteúdo.

  • Data de Vencimento;
  • Alterar valor da fatura;
  • Alterar descrição.

Para concluir, avance para a próxima etapa e confirme a operação.

NOTA

Todas as alterações realizadas são registradas no histórico da fatura e as alterações são permitida somente para faturas com status 'Pendente'.


Observação

  • A nova data de vencimento deverá ser superior ou igual ao dia atual;
  • Faturas com liquidações parciais poderão sofrer alteração de valor;
  • O valor da fatura não poderá ser alterada para zero;
  • A nova descrição precisa ter pelo menos 10 caracteres para a alteração.

Remover fatura a pagar

Para remover uma fatura lançada indevidamente, selecione a fatura desejada e clique na ferramenta destacada na imagem abaixo.

O operador deverá informar: 

  • O que você deseja fazer - Remover a fatura e todas as contas associadas a ela.
  • Motivo cancelamento -
  • Descritivo extra - Observações sobre a remoção da fatura

Marque o check "Tem certeza que deseja remover essa fatura agora? (esse processo é irreversível)" para confirmar o procedimento e clique no botão 'Finalizar'

Pronto! a fatura foi excluída. Ela  ficará disponível para visualização no painel de faturas excluídas nos últimos 30 dias.

Observação

  •  Fatura já liquidadas ou que já possuem NF21/22 associada não poderão ser excluídas
  • Assim como quando a fatura possui mais de uma conta ela não poderá ser excluída

Pagamento integral da fatura

Para realizar a liquidação de uma fatura a pagar, selecione a fatura desejada e clique na ferramenta destacada na imagem abaixo.

O sistema irá exibir uma tela com os dados gerais da fatura

NOTA

Somente será permitido a ação em faturas que seu status está 'Pendente'.

Após avance para a próxima etapa e informe os seguintes dados:

  • Data de efetivação: Data em que o pagamento foi realizado. Poderá ser informada uma data inferior em até 30 dias do dia atual;
  • Valor da liquidação: o preenchimento do sinal negativo é automático, na frente do valor;
  • Documento/comprovante: Número de recibo ou documento vinculado a este pagamento;
  • Descrição/Observação: Pode ser registrada informação relevante sobre o pagamento;
  • Como pagar?
    • Usando dinheiro do meu caixa: Selecionando esta opção será descontado o valor do seu caixa aberto. Para utilizar esta opção o caixa precisa estar aberto e ter o saldo no valor da fatura.
    • Pagando com dinheiro do cofre: Caso escolher esta opção, precisa ser selecionado de qual cofre o valor será descontado.
    • Pagando por conta banco: Selecione a conta banco em que deseja realizar o pagamento.

Para efetivar basta confirmar a operação.

Observação

  • Saiba mais sobre cadastro de Caixa e Cofre em cadastro de Caixa e Cofre 
  • Sobre o cadastro de Conta banco - O setor de homologação poderá fornecer um manual desta configuração.
  • Faturas suspensas ou excluídas não poderão ser liquidadas
  • Faturas com registros de liquidações parciais não poderão ser liquidadas através da função de pagamento integral
  • É necessário que haja saldo no local escolhido para a retirada do valor.
    • Caso tenha escolhido Caixa, este precisará está aberto.
  • Caso o valor informado seja diferente do valor da fatura tanto para mais quanto para menos, o sistema irá alertar o operador e disponibilizar a seguinte opção
    • "O valor informado, difere do valor da fatura. Deseja considerar isso acréscimos/descontos?", marque caso desejar


    • No histórico da fatura terá o registro da nova conta inserida


  • Para que a conta de desconto/acréscimo seja criada é importante que tenha um plano de contas configurado como padrão e que este esteja marcado como obrigatório


Adicionar fatura

Lançamento simples, sem rateio de contas

Clique na ferramenta , para lançar uma nova fatura a pagar.

Preencha os campos:

  • Descrição: qual descrição deseja atribuir à fatura.
  • Valor: qual o valor da fatura.
  • Acréscimos: informe se houve algum valor de acréscimo no valor da fatura.
  • Desconto:  informe se houve algum valor desconto no valor da fatura.
  • Data de Lcto: data de lançamento da fatura (por padrão do sistema será preenchido de forma automática com a data e horário atual).
  • Data de vencimento: em qual data irá vencer a fatura.
  • Observações: campo livre para adicionar informações gerais.
  • Marque a opção "Lançamento simples, sem rateio de contas". Para melhor compreensão do que é rateio de contas acesse Rateio de Contas a Pagar.
  • Avance para a próxima tela.


  • Plano de contas da fatura: qual plano de contas será vinculado a essa fatura.
  • Centro de custos: saiba mais sobre em Centro de Custos.
  • Avance para a próxima tela.


  • Conta para programação de pagamento: conta em que será realizado o pagamento da conta.
  • Data Pgto: data em que será realizado o pagamento da conta. Veja como funciona a programação de pagamentos em Programação de Pagamento.
  • Número de replicações: qual o número a mais de contas que deseja criar além dessa atual.
  • Intervalo: o período de dias que deve ter um vencimento do outro.
  • Liquidar agora: se deseja aplicar o status de liquidação nessa fatura assim que efetivar o lançamento da mesma.
  • Data efetivação: data de liquidação.
  • Documento/Comprovante: informe o número do documento da conta que foi paga ou o número do comprovante.
  • Como pagar: em qual conta deseja que seja debitado o valor que foi pago.

    Clique em para efetivar o lançamento.
Lançamento com rateio de contas

Veja como realizar o lançamento de uma conta com rateios de contas em Rateio de custos em conta a pagar.

Estorno parcial de fatura

Saiba mais sobre esta ferramenta em Estorno parcial.

Liquidação parcial de fatura

Saiba mais sobre esta ferramenta em Liquidação parcial.

NOTA

Não há como remover uma fatura liquidada. Caso ocorra a necessidade é necessário realizar o estorno da fatura para após realizar a remoção.

Contas excluídas (Últimos 30 dias)

Neste painel é possível visualizar as faturas a pagar removidas nos últimos 30 dias, para fins de consulta.

É possível visualizar o histórico das faturas clicando duas vezes sobre ela.

Observação

Uma vez que a fatura é excluída não é possível retorná-la, este painel é apenas para consulta. 

Relação de contas a pagar

Os lançamentos realizados de forma manual na conciliação bancária (Ferramenta 'Inserir lançamento como nova conta') são lançados no formato de contas.

Assim como lançamentos feitos por movimentações de estoque, comissionamento do CRM, descontos/acréscimos ou lançamentos manuais de contas.  

Este painel exibe estas contas para realização de consulta e relatórios.

Clicando duas vezes sobre a conta é possível consultar o seu histórico.

Observação

Saiba mais sobre a ferramenta "Inserir lançamento como nova conta" em Conciliação bancária.

Área de cadastro e gerenciamento de parcelamentos.

Saiba mais sobre esta ferramenta em Controle de parcelamentos.

Templates de informações sintéticas

Através dos relatórios sintéticos é possível visualizar os valores e quantitativos das faturas a pagar de acordo com os filtros definidos. Para gerar o relatório selecione o filtro desejado:

  • Faturas pagas e pendentes por data de vencimento
  • Faturas pagas e pendentes por data de lançamento
  • Faturas liquidadas por período

Após definir o filtro inicial, clique em configurar e defina as informações que serão exibidas nas linhas, colunas e filtro.

Estes relatórios são dinâmicos e permitem uma série de combinações de filtros.

Pesquisa avançada

A ferramenta de pesquisa avançada é utilizada para gerar relatórios de acordo com os filtros a seguir.

  • Faturas pagas e pendentes por data de vencimento
  • Faturas pagas e pendentes por data de lançamento
  • Faturas liquidadas por período
  • Faturas excluídas por período
  • Faturas por período e plano de contas
  • Faturas suspensas por período
  • Contas liquidadas por liquidação (plano de contas)
  • Faturas a receber liquidadas por data de efetivação

 Para gerar o relatório, informe o filtro desejado e as datas de acordo com o filtro escolhido.