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Conceito

Conceito

A conciliação bancária é um recurso que possibilita acompanhar o saldo de todas as contas bancárias dentro do sistema. Diariamente é necessária a leitura de um arquivo fornecido pelo banco, no qual constam todos os lançamentos de créditos e débitos que ocorreram na conta, exatamente como no extrato, e a partir deste arquivo são conciliados todos os eventos do banco com os lançamentos de contas do sistema.

Pré Requisitos

Arquivo OFX de cada uma das contas a ser conciliada
Cadastro de contas
Cadastro de categorias
Categorização

OFX

O arquivo lido é um OFX, e para ter acesso é necessário acessar o portal do banco e/ou solicitar a disponibilização ao gerente de conta do seu banco.

Configurações

Cadastro de contas

Acesse o menu Configurações → Financeiro → Conciliação bancária
Deve ser informado
- Profile - É a conta bancária que já esta cadastrada no seu MK Solutions
- Conta Ativa - Quando a conta não for mais utilizada a conta pode ser inativada
- Admite pagamentos - Com esta função 'Não' a conta não estará disponível para pagamentos de contas
- Saldo Inicial - Valor de saldo que consta atualmente na conta
- Id da conta - Número de identificação de referência no arquivo, geralmente o número da conta. Conforme imagem abaixo, no arquivo OFX constará um campo ACCTID, e este é o número que deve ser utilizado

Cadastro de categorias

Acesse o menu Configurações → Financeiro → Cadastro de categorias
Deve ser informado
- Natureza - Se utilizada para lançamentos de débito ou crédito
- Nome da categoria - Nome para identificação, por exemplo: Tarifas bancárias

Categorização

A categorização é um agrupamento de todos os lançamentos que poderão conter no OFX, porém com nomes de fácil identificação, e agrupados por categorias

Acesse o menu Configurações → Financeiro → Categorização
Deve ser informado
- Tipo - Se utilizado para lançamentos de débito ou crédito
- Categoria - Categoria a qual pertence os lançamentos identificados
- Descrição - Definição dos lançamentos encontrados
- Expressões compatíveis - Formato/ nomenclatura que são disponibilizados os lançamentos pelo banco dentro do OFX, abaixo segue um exemplo de identificação e configuração de categorização

Dica

Para definir as categorias e montar as categorizações olhe o seu arquivo OFX e identifique quais são os lançamentos que o seu banco disponibiliza, lembrando que as nomenclaturas e lançamentos podem variar de acordo com o Banco.

Gerenciador de Conciliações

Na tela principal serão listadas todas as últimas leituras de OFX realizadas.

Acesse o menu Financeiro → Gerenciador de conciliações

São disponibilizadas as seguintes ferramentas na leitura do OFX
- Excluir leitura - apenas leituras não conciliadas poderão ser excluídas
- Detalhes - é apresentado um resumo da leitura, com totais e quantidades ignorados e conciliados, além do saldo da leitura
- Adicionar - para inserir nova leitura de OFX
- Impressão - relatório das conciliações

Valores

Na grade são apresentados alguns valores: valor total, que é o somatório de todos os registros que contem na leitura, valor ignorado, que é a soma dos valores ignorados e não conciliados, valor conciliado que representa os valores que foram conciliados da leitura, e o último saldo que é o valor disponibilizado pelo Banco como valor de último saldo da conta

Iniciar leitura de OFX

Ao iniciar uma leitura de OFX primeiro faça upload do arquivo. Ao seleciona-lo para leitura o sistema vai preencher de forma automática a profile, a data e o operador, além de um resumo da leitura. Após a leitura clique no botão verde para salvar a leitura.

Detalhes da leitura

Ao dar dois cliques na leitura, é apresentada uma grade onde alguns campos precisam ser detalhados:

Conciliado: 'Sim' ou 'Não' - o que estiver conciliado sim é porque o sistema identificou uma conta programada para aquela profile bancária no mesmo valor do lançamento, o que estiver conciliado 'Não' é porque precisa ser identificado manualmente o lançamento referente.
Ignorado: 'Sim' ou 'Não' - para os lançamentos ignorados 'Sim' não é necessário efetuar a conciliação, o sistema entende que não é preciso verificar tal registro. Este campo precisa ser manipulado manualmente se desejar.
São apresentados duas descrições:
- Descrição bancária - Descrição vinda do Arquivo
- Sua descrição - Descrição baseada na categorização configurada, onde se ele identificar um registro com descrição bancária igual a configurada ele apresenta também a sua descrição cadastrada, do contrário deixa em branco.
Podem ser apresentados vários casos em uma leitura de um OFX, segue alguns exemplos:
- CASO: Programação agrupada com um fatura liquidada (Atenção)
  - Uma das contas do grupo que estava programada já esta liquidada.
  - Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção
- CASO: Programação com mesmo valor de um registro bancário
  - Registros inseridos na conta banco manualmente e uma programação de pagamento coincidem com o valor vindo na conciliação.
  - Neste caso o sistema irá considerar um dos dois para conciliar automaticamente
- CASO: Conta já liquidada programada no mesmo banco e paga no caixa (Atenção)
  - Conta programada porém já liquidada em caixa.
  - Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção
- CASO: Já liquidada programada no mesmo banco e paga em um banco diferente (Atenção)
  - Conta programada porém já liquidada em banco diferente do programado.
- CASO: Conta já liquidada no banco diferente da conciliação (Atenção)
  - Conta já liquidada no banco diferente da conciliação
- CASO: Programação agrupada com mesmo valor
  - Identificação de duas programações com o mesmo valor.
  - Neste caso o sistema irá considerar um dos dois para conciliar automaticamente
- CASO: Conta já liquidada no banco da conciliação (Atenção)-
  - Conta já liquidada no banco da conciliação
  - Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção
- CASO: Programação Cancelada (Critica)
  - Identificou uma programação no valor porém esta cancelada.
  - Neste caso o sistema indicará que o registro é uma Crítica
- CASO: Programação Suspensa (Critica)
  - Identificou uma programação no valor porém esta suspensa.
  - Neste caso o sistema indicará que o registro é uma Crítica
- CASO: Lançamento avulso direto na conta banco
  - Registros inseridos manualmente na conta banco.
  - Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado
- CASO: Depósito através do Caixa
  - Liquidação manual em conta banco utilizando a forma de pagamento depósito.
  - Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado
- CASO: Valor vindo de uma leitura de retorno
  - Valor originado de uma leitura de retorno.
  - Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado
Na conciliação auto temos as opções:
- Integral programada - o mesmo valor que estava programado foi pago
- Programada com mesmo valor - identificado mais de uma programação com mesmo valor
- Sem programação - não identificou nenhum valor programado na data
- Programação cancelada - identificou uma programação no valor porém esta cancelada
- Programação - suspensa identificou uma programação no valor porém esta suspensa

Gerenciador de Conciliação Bancária