Conceito

Pré Requisitos

• Arquivo OFX de cada uma das contas a ser conciliada
• Cadastro de contas
• Cadastro de categorias
• Categorização

OFX

O arquivo lido é um OFX, e para ter acesso é necessário acessar o portal do banco e/ou solicitar a disponibilização ao gerente de conta do seu banco.

Configurações

Cadastro de contas

• Acesse o menu Configurações → Financeiro → Conciliação bancária

• Deve ser informado

  • Profile - É a conta bancária que já esta cadastrada no seu MK Solutions
  • Conta Ativa - Quando a conta não for mais utilizada a conta pode ser inativada
  • Admite pagamentos - Com esta função 'Não' a conta não estará disponível para pagamentos de contas 
  • Saldo Inicial - Valor de saldo que consta atualmente na conta
  • Id da conta - Número de identificação de referência no arquivo, geralmente o número da conta. Conforme imagem abaixo, no arquivo OFX constará um campo ACCTID, e este é o número que deve ser utilizado

Cadastro de categorias

• Acesse o menu Configurações → Financeiro → Cadastro de categorias

• Deve ser informado

  • Natureza - Se utilizada para lançamentos de débito ou crédito
  • Nome da categoria - Nome para identificação, por exemplo: Tarifas bancárias

Categorização

A categorização é um agrupamento de todos os lançamentos que poderão conter no OFX, porém com nomes de fácil identificação, e agrupados por categorias

• Acesse o menu Configurações → Financeiro → Categorização

• Deve ser informado

  • Tipo - Se utilizado para lançamentos de débito ou crédito
  • Categoria - Categoria a qual pertence os lançamentos identificados
  • Descrição - Definição dos lançamentos encontrados
  • Expressões compatíveis - Formato/ nomenclatura que são disponibilizados os lançamentos pelo banco dentro do OFX, abaixo segue um exemplo de identificação e configuração de categorização
    
    
    
    

Gerenciador de Conciliações

Na tela principal serão listadas todas as últimas leituras de OFX realizadas.

Acesse o menu Financeiro → Gerenciador de conciliações

• São disponibilizadas as seguintes ferramentas na leitura do OFX
  • Excluir leitura - apenas leituras não conciliadas poderão ser excluídas
  • Detalhes - é apresentado um resumo da leitura, com totais e quantidades ignorados e conciliados, além do saldo da leitura
  • Adicionar - para inserir nova leitura de OFX
  • Impressão - relatório das conciliações

 Iniciar leitura de OFX

 Ao iniciar uma leitura de OFX primeiro faça upload do arquivo. Ao seleciona-lo para leitura o sistema vai preencher de forma automática a profile, a data e o operador, além de um resumo da leitura. Após a leitura clique no botão verde para salvar a leitura.

Detalhes da leitura

Ao dar dois cliques na leitura, é apresentada uma grade onde alguns campos precisam ser detalhados:

• Conciliado: 'Sim' ou 'Não' - o que estiver conciliado sim é porque o sistema identificou uma conta programada para aquela profile bancária no mesmo valor do lançamento, o que estiver conciliado 'Não' é porque precisa ser identificado manualmente o lançamento referente.
• Ignorado: 'Sim' ou 'Não' - para os lançamentos ignorados 'Sim' não é necessário efetuar a conciliação, o sistema entende que não é preciso verificar tal registro. Este campo precisa ser manipulado manualmente se desejar.
• São apresentados duas descrições: 
  • Descrição bancária  - Descrição vinda do Arquivo
  • Sua descrição - Descrição baseada na categorização configurada, onde se ele identificar um registro com descrição bancária igual a configurada ele apresenta também a sua descrição cadastrada, do contrário deixa em branco.
• Podem ser apresentados vários casos em uma leitura de um OFX, segue alguns exemplos:
  • CASO: Programação agrupada com um fatura liquidada (Atenção)
    • Uma das contas do grupo que estava programada já esta liquidada. 
    • Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção 
  • CASO: Programação com mesmo valor de um registro bancário
    • Registros inseridos na conta banco manualmente e uma programação de pagamento coincidem com o valor vindo na conciliação.
    • Neste caso o sistema irá considerar um dos dois para conciliar automaticamente 
  • CASO: Conta já liquidada programada no mesmo banco e paga no caixa (Atenção)
    • Conta programada porém já liquidada em caixa.  
    • Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção
  • CASO: Já liquidada programada no mesmo banco e paga em um banco diferente (Atenção) 
    • Conta programada porém já liquidada em banco diferente do programado. 
  • CASO: Conta já liquidada no banco diferente da conciliação (Atenção)
    • Conta já liquidada no banco diferente da conciliação
  • CASO: Programação agrupada com mesmo valor 
    • Identificação de duas programações com o mesmo valor. 
    • Neste caso o sistema irá considerar um dos dois para conciliar automaticamente 
  • CASO: Conta já liquidada no banco da conciliação (Atenção)- 
    • Conta já liquidada no banco da conciliação
    • Neste caso o sistema indicará que o registro merece Atenção 
  • CASO: Programação Cancelada (Critica)
    • Identificou uma programação no valor porém esta cancelada. 
    • Neste caso o sistema indicará que o registro é uma Crítica
  • CASO: Programação Suspensa (Critica) 
    • Identificou uma programação no valor porém esta suspensa. 
    • Neste caso o sistema indicará que o registro é uma Crítica
  • CASO: Lançamento avulso direto na conta banco 
    • Registros inseridos manualmente na conta banco. 
    • Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado 
  • CASO: Depósito através do Caixa 
    • Liquidação manual em conta banco utilizando a forma de pagamento depósito. 
    • Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado 
  • CASO: Valor vindo de uma leitura de retorno 
    • Valor originado de uma leitura de retorno. 
    • Neste caso o sistema irá considerado este valor de forma automática para ser conciliado 
      
      
• Na conciliação auto temos as opções:
  • Integral programada - o mesmo valor que estava programado foi pago
  • Programada com mesmo valor - identificado mais de uma programação com mesmo valor
  • Sem programação - não identificou nenhum valor programado na data
  • Programação cancelada - identificou uma programação no valor porém esta cancelada
  • Programação - suspensa identificou uma programação no valor porém esta suspensa

Para cada lançamento que vem no extrato é possível editar dando dois cliques sobre o registro e efetuar a conciliação. Para os registros não conciliados de forma automática a edição é obrigatória, mesmo que para ignorar a conciliação do lançamento. Na imagem a seguir são explicadas todas as formas de edição do registro para conciliação:

Conciliando registros

• Para os registros onde o sistema identifica a fatura de forma automática é possível visualizar a fatura dando dois cliques no registro. Caso não tenha sido efetivada a conciliação automaticamente utilize as ferramentas para efetivar a conciliação do registro manualmente.
• O que é considerado na conciliação automática?
  • Registros lançados na Profile que esta sendo conciliada
  • Data do pagamento coincidir com a data lançada na profile bancária
  • Valor que consta na conciliação coincidir com o valor do lançamento no sistema

• Conciliar leitura de retorno
  • A leitura de retorno também é conciliada de forma automática, desde que o valor bruto contido na leitura seja o mesmo valor, e na mesma data de lançamento que consta na conciliação. Abaixo segue imagem de exemplo de conciliação de arquivo de retorno, observe que os valores que vem no OFX e na leitura de retorno (R$ 900,00) precisam ser os mesmos.

Ferramentas da conciliação:

 Localizar registros provisionados - apresenta uma lista de todos os lançamentos já programados e não localizados no provisionamento

• Escolha na lista o lançamento a ser conciliado, selecione, confirme no check box e efetive o registro.

 Pesquisar e adicionar lançamentos não programados - apresenta opção de localizar o credor / devedor onde todas as faturas deste são lançadas e podem ser selecionadas para conciliar

• Digite o nome do credor/ devedor e todas as faturas dele ficarão disponíveis, selecione a correta, confirme no check box e efetive o registro.

 Remover registro da conciliação - utilize quando desejar remover a conta / lançamento de associado ao registro de conciliação

• Selecione na grade o registro a ser excluído, utilize a ferramenta de remoção, verifique os detalhes do lançamento, confirme no check box e efetive o registro.

 Inserir acréscimos ou descontos de forma automática - utilize quando o valor que veio no OFX é menor ou maior do que o conciliado por conta de acréscimos e descontos

• Ao utilizar a ferramenta de acréscimo / desconto, o valor restante para completar o valor da fatura será lançado na conciliação. Preencha o plano de contas, revise a descrição e escolha o credor da conta, confirme no check box e efetive o registro.

 Inserir lançamento de nova conta para conciliação - ideal para conciliação de contas que não estavam lançadas no sistema

• Lança uma nova conta no sistema, que não é de desconto / acréscimo, é para lançar uma conta que não foi lançada mas que precisa para ser referenciada na conciliação, neste caso o valor pode ser escolhido pelo operador e podem ser lançadas mais contas no mesmo registro da conciliação.

 Ignorar lançamento - o lançamento da conciliação não será associado a nenhuma conta e será ignorado na leitura

• Lançamento que não será conciliado. O registro será ignorado por completo, então nenhuma fatura deverá conter no registro deste valor da conciliação.

Críticas de conciliação e registros que merecem atenção

• Críticas 

Os registros listados como críticos servem para que na conciliação o operador analise os registros, pois podem conter registros programados e cancelados, e que precisa haver uma confirmação de ciência para efetuar o registro

Registros que serão considerados como críticas

• Valores de Programações de pagamento canceladas 
• Valores de Programações de pagamento suspensas  

• Pontos de atenção

São registros listados e que é necessária atenção, pois podem não ter sido pagos no valor programado, ou as contas já terem sido liquidados, da mesma forma é preciso que haja atenção do operador ao efetuar a leitura ao finalizar a conciliação.

Registros que serão considerados como críticas

• Contas já liquidadas 
• Programações de pagamentos com agrupamentos de contas onde umas das contas está liquidada 

 Ao concluir a conciliação de todos os registros lançados na leitura, onde os lançamentos precisam estar ignorados ou conciliados é necessário efetivar a conciliação para que todos o processamento dos registros seja efetivado e os saldos atualizados.

Antes de efetivar a conciliação o sistema exibirá algumas verificações 

• Se há criticas pendentes - O usuário deverá marcar a ciência sobre todas as criticas para que a conciliação seja efetivada 
• Se há algum registro de Atenção pendente - O usuário deverá marcar a ciência sobre todas os registro de Atenção para que a conciliação seja efetivada 
• Se há algum registro sendo ignorado - O sistema informará a quantidade de registro que estão sendo ignoradas na conciliação 
• Se há algum registro ainda não conciliado e não marcado para ser ignorado - Todos os registros deverão ser conciliados ou ignorados para que a conciliação seja efetivada 

O usuário deverá confirma que deseja realizar a conciliação para que o procedimento seja efetivado

Valor de aplicação

Na release nº 55 do mk erp foi adicionada nova configuração e ferramenta para destacar o valor de aplicação da conta bancária. Pré requisitos:

• Sistema atualização na versão 55 ou superior
• Arquivo OFX contendo o valor de aplicação
• Configuração da categorização para aplicação e seleção na conta bancária

Configurações

• ACESSO: Configurações → Financeiro → Conciliação bancária → Categorias: crie uma nova categoria específica e exclusiva para uso nos valores de aplicação. 

• ACESSO: Configurações → Financeiro → Conciliação bancária → Categorização: faça o cadastro da categorização conforme o padrão que o banco envia para valores de aplicação no arquivo OFX.

No OFX abaixo o banco enviou a tag APLICACAO e o valor referente está acima no valor de -4000,00 neste caso na categorização deve ser informado APLICACAO:

• ACESSO: Configurações → Financeiro → Conciliação bancária → Contas de conciliação: selecione a categorização de aplicação que será utilizada na conta bancária:

Pronto! Agora na leitura do OFX o valor de aplicação será identificado e vai ser destacado em Financeiro → Gerenciador de fluxo de caixas → Movimentações de contas bancárias: